Samofakturowanie w KSeF – na co warto zwrócić uwagę?
Obecne przepisy ustawy o VAT umożliwiają nabywcy towarów lub usług wystawienie faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy, pod warunkiem, że oba podmioty wcześniej zawarły między sobą umowę regulującą procedurę samofakturowania.
W jaki sposób KSeF wpłynie na samofakturowanie?
Samofakturowanie w KSeF
Wprowadzenie KSeF nie zmienia przepisów dotyczących samofakturowania, co oznacza, że dalej będą miały zastosowanie odpowiednie regulacje ustawy o VAT (w szczególności art. 106d ustawy o VAT). Wprowadzenie KSeF nie wpłynie zatem bezpośrednio na sam mechanizm samofakturowania.
Wymagane będzie jednak nadanie nabywcy (podmiotowi wystawiającemu faktury w ramach samofakturowania) odpowiednich uprawień w KSeF. Takie uprawnienia mogą zostać nadane bezpośrednio przez sprzedawcę (podatnika) oraz przez podmioty przez niego upoważnione.
Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, dlatego też nie będzie konieczności przekazywania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur.
Procedura zatwierdzania faktur po wejściu w życie KSeF
KSeF nie będzie posiadał funkcjonalności polegającej na możliwości akceptacji / zatwierdzeniu bądź odrzuceniu faktury przez nabywcę. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Wprowadzenie przez wystawcę faktury do KSeF będzie zatem równoznaczne z jej wystawieniem.
Zgodnie z informacjami przekazanymi przez Ministerstwo Finansów, akceptacja faktury powinna odbywać się przed jej wprowadzeniem do KSeF:
„Potwierdzenie prawidłowości, wystawianej przez nabywcę, w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy, powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego (tj. przed przesłaniem pliku xml do KSeF).
Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku xml przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku xml). W przypadku, gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego przez nabywcę pliku xml, nie ma przeszkód, aby plik ten został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)”.
W związku z powyższym, w momencie wejścia w życie obligatoryjnego KSeF konieczne będzie wprowadzenie odpowiedniego procesu akceptacji faktur. W procesie tym należy uwzględnić:
- sposób przekazywania „projektu” faktury (pliku xml) do akceptacji przez sprzedawcę oraz czas na akceptację / przekazanie uwag;
- sposób przekazania uwag do faktury przez sprzedawcę;
- moment wprowadzenia faktury do KSeF (moment wystawienia faktury) – biorąc pod uwagę terminy na wystawianie faktur przewidziane w ustawie o VAT.
Pomimo tego, że zatwierdzanie faktur przed ich wprowadzeniem do KSeF jest potwierdzane przez Ministerstwo Finansów, rekomendujemy potwierdzenie tej kwestii w drodze interpretacji indywidualnej. Przepis art. 106d ustawy o VAT mówi o akceptacji faktur. Mogą istnieć wątpliwości, czy opisana procedura (czyli akceptacja projektu faktury) jest zgodna ze wskazanym przepisem.