Już 1 stycznia 2022 r. wprowadzony zostaje tzw. Krajowy System eFaktur, a więc przygotowany przez MF system informatyczny, w ramach którego podatnicy będą udostępniać online, w czasie rzeczywistym, wystawiane przez siebie tzw. faktury ustrukturyzowane, przygotowane zgodnie z nową strukturą dokumentu w formacie XML.
Oznacza to istotne zmiany w dotychczasowych procesach fakturowania, które z jednej strony mogą powodować wiele wyzwań natury podatkowej i technicznej, z drugiej jednak strony mogą pozwolić na większą automatyzację procesów biznesowych.
Czym jest faktura ustrukturyzowana i od kiedy obowiązuje?
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna zawierająca określone przepisami informacje, formę i zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym (xml), umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych.
Wchodzące od 1 stycznia 2022 r. rozwiązanie polegające na wystawianiu faktur ustrukturyzowanych ma – przynajmniej na razie – charakter fakultatywny. A zatem to sam podatnik może zdecydować, czy chce korzystać z tego rozwiązania i wystawiać faktury ustrukturyzowane, czy nie.
Zainteresowani podatnicy będą mogli wystawiać faktury we własnych systemach księgowych według wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, a następnie faktury te przesyłane będą do KSeF, skąd odebrać będzie je mógł nabywca.
Czy na wystawianie faktur ustrukturyzowanych konieczna jest zgoda kontrahenta?
Stosowanie faktur ustrukturyzowanych zasadniczo będzie wymagało akceptacji odbiorcy takich faktur, a dotychczas udzielone zgody na odbiór „zwykłych” faktur elektronicznych nie obejmą nowych faktur ustrukturyzowanych – konieczne będzie oddzielne wyrażenie zgody na ich stosowanie.
W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).
System zachęt od MF
Wśród korzyści wynikających z wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych MF wymienia na pierwszym miejscu szybszy zwrot podatku VAT – jego termin skróci się o 20 dni (z 60 do 40 dni). Wymagane będzie jednak spełnienie łącznie kilku warunków. Przedsiębiorcy będą musieli wystawiać w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Ponadto, kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie może przekraczać 3 tys. zł.
Kolejną korzyścią z rozwiązania ma być także szybszy obrót dokumentów – dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa, będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta. Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane przez administrację skarbową przez okres 10 lat. Nie będzie konieczności udostępniania ich podczas kontroli, przesyłania na żądanie organów struktury JPK_FA czy wydawania duplikatów.
KSeF a faktury korygujące in minus
Wydaje się jednak, że tym co najsilniej może przekonać podatników do faktur ustrukturyzowanych są przewidziane projektem regulacje w zakresie obowiązków rozliczania faktur korygujących in minus. Obowiązujący od 1 styczna 2021 r. tzw. pakiet SLIM VAT wprowadził bowiem we wskazanym obszarze niemałe wątpliwości i wiele trudności interpretacyjnych oraz organizacyjnych – szczególnie dla nabywcy, odrywając obowiązek obniżenia podstawy opodatkowania VAT i podatku naliczonego od posiadania faktury korygującej in minus, a uzależniając go od warunków uzgodnienia podjętego z dostawcą.
Omawiana nowelizacja wprowadza z kolei zasadę, zgodnie z którą nabywca, który otrzyma fakturę korygującą in minus w postaci faktury ustrukturyzowanej, będzie miał obowiązek dokonania pomniejszenia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę korygującą – tym samym, nie będzie on już dłużej zobligowany do kontrolowania faktu spełnienia warunków uzgodnienia. W konsekwencji, wykorzystanie faktur ustrukturyzowanych może ograniczyć potencjalne ryzyka implikowane aktualnie przez przepisy z pakietu SLIM VAT, związane z ewidencjonowaniem w niewłaściwym okresie faktur korygujących in minus wystawianych metodą standardową.
Nasze szkolenie
Kwestia ta omawiana będzie na naszym szkoleniu podatkowym „VAT dla praktyków”, które odbędzie się 2 grudnia 2021 r. Zapraszamy!