3 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało objaśnienia podatkowe dotyczące stosowania klauzuli „rzeczywistego właściciela” (ang. beneficial owner, BO) dla celów podatku u źródła (WHT). Dokument ten ma kluczowe znaczenie dla wszystkich podmiotów dokonujących wypłat dywidend, odsetek i należności licencyjnych na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Definicja rzeczywistego właściciela

Dla przypomnienia wskazujemy, że – zgodnie z przepisami – rzeczywisty właściciel to podmiot, który spełnia łącznie następujące warunki:

1. otrzymuje należność dla własnej korzyści, w tym decyduje samodzielnie o jej przeznaczeniu i ponosi ryzyko ekonomiczne związane z utratą tej należności lub jej części,
2. nie jest pośrednikiem, przedstawicielem, powiernikiem lub innym podmiotem zobowiązanym do przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi,
3. prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby, jeżeli należności są uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy czym przy ocenie, czy podmiot prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą, uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez ten podmiot w zakresie otrzymanej należności.

W Objaśnieniach wskazano, że przesłanki 1 i 2 powinny być rozpatrywane funkcjonalnie jako jedna.

Kluczowe tezy Objaśnień

• Wskazano dla jakich rodzajów płatności weryfikacja BO jest konieczna:
  • Zdaniem MF weryfikacja BO jest konieczna w przypadku płatności pasywnych, w tym dywidend (warto wskazać, że NSA prezentuje tu niejednolite stanowisko).
  • Weryfikacja BO jest konieczna zarówno przy stosowaniu zwolnień ustawowych (dla dywidend, odsetek i należności licencyjnych), jak i preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO, nawet jeśli UPO nie odwołuje się literalnie do klauzuli BO.
  • Weryfikacja BO nie jest konieczna przy wypłatach należności z tyt. usług niematerialnych.
• W zakresie podmiotów pośredniczących wskazano:
  • Rzeczywistym właścicielem nie może być podmiot podstawiony wyłącznie do dalszego transferu płatności.
  • BO powinien mieć pełne władztwo i kontrolę nad otrzymanymi funduszami.
  • O byciu podmiotem pośredniczącym nie świadczy samo w sobie dokonanie płatności pomiędzy podmiotami wynikające z obowiązujących w danym kraju systemowych unormowań dotyczących grup przedsiębiorstw (takich jak np. funkcjonujące w niemieckim systemie prawnym umowy o przekazywaniu zysku).
• W zakresie wymogu prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej:
  • Przy ocenie warunku prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej należy badać substrat majątkowo-osobowy podmiotu otrzymującego.
  • Wskazano okoliczności (przesłanki) kiedy ten warunek nie jest spełniony, np. brak przypisania zakresu obowiązków/kompetencji poszczególnym członkom zarządu podmiotu.
  • Przesłanka prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej podlega badaniu w kontekście konkretnej płatności. Dana działalność gospodarcza – chociaż nierozbudowana – może zostać uznana za rzeczywistą w kontekście danej płatności, niewymagającej bardziej rozbudowanej działalności dla czerpania z niej własnej korzyści.
  • Niższe wymogi co do zawartości substratu majątkowo-osobowego są stawiane tzw. spółkom holdingowym niż spółkom operacyjnym.
• Opisano zakres działań wymaganych w ramach tzw. należytej staranności, w tym:
  • Inne zakresy obowiązują dla podmiotów powiązanych i niepowiązanych.
  • W przypadku podmiotów powiązanych nie jest wystarczające uzyskanie oświadczeń i certyfikatów – konieczna jest weryfikacja innych dostępnych dokumentów potwierdzających spełnienie każdego elementu definicji rzeczywistego właściciela.
  • W przypadku podmiotów niepowiązanych możliwe jest pozyskanie jedynie certyfikatu rezydencji i oświadczenia o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela.
• Jeśli bezpośredni odbiorca nie jest BO, to możliwe jest stosowanie koncepcji look-through approach (LTA) – szeroko opisano tę koncepcję.
• Objaśnienia wprowadzają „Domniemanie spełnienia warunku BO na gruncie dyrektywy PS”. Wskazują, że nie jest konieczne badanie warunku BO w odniesieniu do wypłaty podziału zysku, która podlega co najmniej jednokrotnemu opodatkowaniu w granicach UE.

Nasze stanowisko i rekomendacje
Objaśnienia dają bardzo szeroki materiał do analizy poszczególnych struktur i płatności. Na ich podstawie można:

• ocenić poziom ryzyka w danej sytuacji oraz
• zaprojektować i wprowadzić działania ograniczające ryzyka.

W szczególności dotyczy to struktur holdingowych.

Zgadzamy się z podejściem MF, że należy weryfikować rzeczywisty przepływ środków i funkcje podmiotów.

Bardzo ciekawa i potencjalnie korzystna dla płatników jest koncepcja „domniemania spełnienia warunku BO na gruncie dyrektywy PS”. Nie pojawiała się ona wcześniej w praktyce. Warto zgłębić możliwość jej zastosowania w poszczególnych przypadkach.

Rekomendujemy weryfikację Państwa dokumentacji związanej z WHT, w szczególności umów, funkcji spółek w grupie, faktycznych przepływów finansowych.

W trwających kontrolach i sporach podatkowych warto rozważyć, czy nowe objaśnienia mogą być argumentem na korzyść podatnika – w niektórych aspektach są one bardziej precyzyjne niż dotychczasowe interpretacje organów.

Jak możemy pomóc?
Możemy dokonać szczegółowej analizy wpływu Objaśnień na Państwa płatności podlegające WHT. Przygotowujemy przeglądy struktur, wspieramy w kontrolach WHT i w sporach przed sądami administracyjnymi. Jeśli chcieliby Państwo omówić wpływ nowych objaśnień na Państwa sytuację – zapraszamy do kontaktu.