I. Harmonogram KSeF

1.  Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny?

Zgodnie z nowelizacją, która została podpisana przez Prezydenta RP 27 sierpnia 2025 r., obligatoryjny KSeF wejdzie w życie etapami. Od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur w ramach KSeF będą zobligowani podmioty będące dużymi podatnikami, czyli podmioty o wartości sprzedaży z 2024 roku przekraczającej 200 milionów złotych wraz z VAT.

Co istotne, również od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – będą musieli pobierać faktury wystawione w KSeF. Od strony zakupowej KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r.

Następny etap dotyczy pozostałych podatników i zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku. Wtedy obowiązek korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur obejmie wszystkie podmioty, z wyjątkiem tych najmniejszych, określonych przez Ministerstwo Finansów jako „wykluczeni cyfrowo”. Dla tej grupy, czyli podatników o łącznej wartości sprzedaży do 10 tysięcy złotych miesięcznie, obowiązek ten zostanie wprowadzony później, od 1 stycznia 2027 roku.

 

2. Czy muszę korzystać z KSeF już od 1 lutego 2026 r. jeżeli nie przekraczam limitu 200 mln zł sprzedaży za 2024 r.?

Tak – od strony zakupowej, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy – niezależnie od wielkości – będą musieli pobierać w KSeF faktury w nim wystawione (faktury zakupowe). W odniesieniu z kolei do faktur sprzedażowych – podmioty nieprzekraczające limitu 200 mln zł sprzedaży wraz z VAT będą musiały wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r. (przy czym podatnicy o łącznej wartości sprzedaży do 10 tysięcy złotych miesięcznie będą mieli obowiązek wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.).

 

3. Czy będąc podmiotem zwolnionym z VAT muszę korzystać z obligatoryjnego KSeF?

Tak, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również podmiotów korzystających z przedmiotowego jak i podmiotowego zwolnienia z VAT. Obowiązek ten dla wskazanych podmiotów będzie dotyczył przede wszystkim odbierania faktur przez KSeF.

 

4. Od kiedy będzie funkcjonować struktura logiczna FA(3)?

Od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna FA(3) zastąpi dotychczas obowiązującą FA(2).

 

5. Czy została już opublikowana broszura informacyjna FA(3)?

Tak, Ministerstwo Finansów opublikowało broszurę informacyjną dotyczącą struktury FA(3) w lipcu 2025 r. Sama struktura logiczna FA(3) została zaprezentowana w czerwcu 2025 r.

 

6. Kiedy zostanie udostępniona testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0?

W listopadzie 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, implementującej pełny zakres funkcji dostępnych przez interfejs API KSeF 2.0. Dokumentacja API KSeF 2.0 została z kolei udostępniona w czerwcu 2025 r., lecz od tej chwili jest nadal aktualizowana.

 

7. Kiedy zostaną udostępnione certyfikaty wystawcy faktury?

Planuje się, że w listopadzie 2025 r. dojdzie do udostępnienia certyfikatów wystawcy faktury, które pozwolą na uwierzytelnienie się w systemie i które są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF.

 

8. Kiedy zostanie opublikowana nowa wersja struktury JPK_VAT z deklaracją?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, nowa struktura JPK_VAT zostanie udostępniona jeszcze przed wejściem w życie KSeF obligatoryjnego, aby zapewnić stabilny proces jej implementacji w narzędziach do wysyłki plików JPK. Będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

 

9. Kiedy będą wdrożone kody QR dla faktur wystawianych w KSeF w środowisku produkcyjnym?

QR kody są rozwiązaniem dedykowanym wersji obligatoryjnej KSeF. Obecnie funkcjonuje KSeF w wersji fakultatywnej, dlatego funkcjonalność ta nie jest jeszcze dostępna na środowisku produkcyjnym. Wyrównanie środowisk planowane jest na listopad 2025 r.

 

10. Od kiedy możliwe będzie zgłaszanie do urzędu skarbowego zamiaru wystawiania faktur z załącznikami w KSeF?

Będzie to możliwe od 1 stycznia 2026 r.

 

11. Od kiedy będą stosowane kary pieniężne za naruszenia związane z KSeF?

Kary pieniężne za naruszenia związane z KSeF będą stosowane od 1 stycznia 2027 r.

 

12. Ile mogą wynieść kary za naruszenia związane z KSeF?

Kary za naruszenia związane z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 r. Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy bez nakładania sankcji za błędy w stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur.

Po wejściu sankcji od 2027 r.:

• Przedsiębiorca, który wystawi fakturę poza KSeF, może zostać ukarany karą sięgającą nawet 100% wartości podatku VAT wykazanego na fakturze.
• W przypadku faktur bez podatku VAT, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności na fakturze.
• Kary będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą być uregulowane na rachunek urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.

 

13. Od kiedy trzeba będzie podawać numer KSeF w tytule przelewu?

Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach, także w przypadku mechanizmu podzielonej płatności, będzie istniał od 1 stycznia 2027 r.

 

14. Do kiedy istnieje możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących?

Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznanych za faktury uproszczone jest przewidziana do końca 2026 r. Od 2027 r. konieczne będzie wystawianie tych faktur poprzez KSeF.

 

15. Od kiedy będzie możliwe wystawianie faktur VAT RR w KSeF?

Możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych będzie istniała od 1 kwietnia 2026 r.

 

II. Wystawianie faktur w KSeF

 

16. Jakie są tryby wystawiania faktur w KSeF?

KSeF przewiduje wystawianie faktur w trybach:

• online – w ramach którego faktury są wysyłane w czasie rzeczywistym do KSeF.
• offline, w tym: offline24, offline – niedostępność KSeF, tryb awaryjny – które polegają na wystawieniu faktur poza KSeF, a następnie ich dosłaniu do KSeF w określonym ustawowo terminie.

Przewiduje się również tryb „awaria całkowita”, w przypadku którego nie ma obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej i przesyłania jej do KSeF po ustaniu awarii.

Tryb	Sytuacja, której dotyczy	Termin na przesłanie faktury do KSeF	Inne uwagi
Online	Standardowy tryb pozwalający na wystawianie faktur w czasie rzeczywistym	Wysyłka faktury w czasie rzeczywistym	Występuje jeden kod QR (służący do weryfikacji faktury)
Offline24	Problemy z jakością sieci transmisyjnej lub brak połączenia z Internetem	*Niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury offline	Faktury oznaczone dwoma kodami QR
Offline – niedostępność KSeF	Zaplanowane prace serwisowe KSeF ogłoszone w BIP MF	*Nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności KSeF	Faktury oznaczone dwoma kodami QR
Tryb awaryjny	Ogłoszony w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikat o awarii KSeF	Nie później niż w ciągu 7 dniu roboczych od dnia zakończenia awarii	Faktury oznaczone dwoma kodami QR
Awaria całkowita	Sytuacja nadzwyczajna, tj. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury	Brak obowiązku przesłania faktury do KSeF (wystawianie faktur w tradycyjnej formie)	Brak kodu QR

* w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury w trybie offline, a przed przesłaniem jej do KSeF wystąpi awaria, termin na dosłanie faktury do systemu jest wydłużony i wynosi 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.

 

17. Do czego służy Aplikacja Podatnika KSeF i jakie funkcje oferuje użytkownikom?

Aplikacja umożliwia korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym, zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i odbieranie e-faktur, podgląd i pobranie faktury, weryfikację statusu wysyłki oraz pobranie UPO KSeF.

 

18. Czy w ramach KSeF mogę wystawić duplikat?

Nie będzie możliwości wystawienia duplikatów w ramach KSeF.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami duplikat faktury wystawia się w sytuacji, gdy faktura zaginęła lub została uszkodzona.

Po wejściu w życie KSeF nabywca będzie pobierał fakturę z systemu. Faktura udostępniona nabywcy w systemie nigdy nie zaginie ani nie zostanie zniszczona. Nie będzie więc konieczności wystawiania duplikatów.

 

19. Czy KSeF przewiduje wystawianie faktur proforma?

Nie, KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania faktur proforma.

Należy zauważyć, iż w rozumieniu ustawy o VAT tego rodzaju dokument nie jest fakturą, a w KSeF można wystawiać wyłącznie faktury.

 

20. Czy w KSeF można wystawić notę / notę obciążeniową / notę księgową?

Nie, w KSeF nie jest możliwe wystawianie not / not obciążeniowych / not księgowych.

 

21. Czy nabywca B2B musi zaakceptować fakturę wystawioną w KSeF?

Nie, KSeF nie wymaga akceptacji faktur przez nabywcę. Otrzymanie faktury w KSeF nie oznacza jednak obowiązku nabywcy do rozliczenia tej faktury – faktury otrzymane przez KSeF muszą przejść normalną drogę ich weryfikacji u danego podatnika.

 

22. Co w sytuacji, gdy KSeF odrzuci fakturę?

Faktura odrzucona przez system nie jest uznawana za wystawioną, a więc nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować.

W przypadku odrzucenia podatnik decyduje, czy poprawi fakturę i prześle ją ponownie do KSeF.

 

23. Czy załączniki w formacie pdf, jpg, itp. będą akceptowane w KSeF?

Nie, załączniki w formacie innym niż xml nie będą przyjmowane przez KSeF.

 

24. Czy załączniki w KSeF będą miały charakter obowiązkowy, czy dobrowolny?

Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Nadal możliwe będzie przesyłanie faktury bez załącznika.

 

25. Czy wszystkie podmioty będą mogły przesyłać załączniki do KSeF?

Nie jest planowane ograniczanie możliwości przesyłania załączników wyłącznie do określonych branż. Niemniej wprowadzenie możliwości przesłania do KSeF faktury z załącznikiem stanowi realizację potrzeb podmiotów, które wystawiają faktury zawierające złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług (np. dostawców mediów, przedsiębiorców świadczących usługi telekomunikacyjne, dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze).

 

26. Czy KSeF będzie obejmował inne niż faktury dokumenty np. zamówienia?

KSeF obejmuje wyłącznie faktury. Inne dokumenty nie będą akceptowane / przyjmowane przez KSeF.

 

27. Czym jest kod QR? Kiedy faktury wystawione w KSeF trzeba oznaczyć kodem QR?

Kod QR jest znakiem graficznym, którego utworzenie pozwala na dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację zawartych na niej danych.

Jeżeli faktura będzie udostępniona lub wykorzystywana poza KSeF, to należy ją oznaczyć kodem weryfikującym (kodem QR).

 

28. Jaką datę należy wykazać w ewidencji sprzedaży, gdy data wystawienia faktury nie jest tożsama z datą przesłania do KSeF?

W takiej sytuacji przyjmuje się, że faktura została wystawiona w trybie offline. Datą wystawienia będzie wówczas data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1.

 

29. Czy podatnik mający siedzibę w Polsce, ale zarejestrowany dla potrzeb VAT w innym kraju UE (faktury wystawiane z NIPem innym niż PL) jest zobowiązany do przesyłania faktur do KSeF?

Nie, faktury zagraniczne wystawiane przez polskich podatników nie będą podlegają wysyłce do KSeF.

 

30. Czy za wystawienie faktury poza KSeF będą sankcje?

Tak, od 1 stycznia 2027 r. wystawienie faktury poza KSeF może być objęte sankcjami w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

 

31. Czy w przypadku, gdy wystawione faktury zaliczkowe obejmują tylko część należności, faktura końcowa musi zawierać numery tych faktur?

Tak. Faktura końcowa powinna wskazywać numery wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych.

 

32. Czy transakcje dokumentowane paragonami z NIP będą musiały być wystawiane przez KSeF?

Zgodnie z art. 145n ustawy o VAT, do końca 2026 r. pozostanie możliwość wystawiania:

• faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• paragonów fiskalnych uznawanych za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (faktury uproszczone).

Oznacza to, że dopiero od 2027 r. faktury za transakcje dokumentowane dotychczas paragonami z NIP będą wystawiane przez KSeF.

 

33. W którym miejscu w systemie KSeF można sprawdzić datę nadania numeru KSeF fakturze (tj. datę jej otrzymania)?

Informacja ta znajduje się w UPO w polu „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”. Dane te są również dostępne dla nabywcy w poszczególnych narzędziach zintegrowanych z API KSeF.

 

34. Czy planowane jest odroczenie konieczności podawania numeru KSeF w pliku JPK_VAT?

Pomimo wejścia w życie obligatoryjnego KSeF od 1 lutego 2026 r. przewidziano, że w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. (tj. od daty odroczenia KSeF na mocy ustawy) do dnia 31 lipca 2026 r., podatnicy w ewidencji sprzedaży nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury. Obowiązek ten będzie istniał od sierpnia 2026 r.

Przepisy w tym zakresie już zostały opublikowane.

 

III. Tryby offline

 

35. Czym są tryby offline?

Wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF stanowi wystawianie faktury w trybie online. Jest to podstawowy / docelowy tryb funkcjonowania KSeF.

Tryby offline z kolei przewidują możliwość wystawienia faktury poza KSeF i przesłanie jej w późniejszym (określonym ustawowo) terminie do systemu.

Aby wystawienie faktury w trybie offline było możliwe, niezbędne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

 

36. Jakie rodzaje trybów offline przewidują przepisy?

Przewiduje się następujące tryby offline:

• tryb offline24,
• tryb offline – niedostępność KSeF,
• tryb awaryjny,
• awaria całkowita.

 

37. Czym jest tryb offline24?

Tryb offline24 to możliwość stałego wystawiania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF. Faktury takie powinny być wprowadzone do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem.

Każdy podatnik będzie miał możliwość wystawienia faktury w trybie offline24.

 

38. W jakim terminie należy przesłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie offline24?

Fakturę wystawioną w trybie offline24 należy przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury offline.

 

39. W jakim terminie należy przesłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie offline – niedostępność KSeF?

Fakturę wystawioną w trybie offline – niedostępność KSeF należy przesłać do systemu nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności KSeF.

 

40. W jakim terminie należy przesłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie awaryjnym?

Fakturę wystawioną w trybie awaryjnym przesyła się nie później niż w ciągu 7 dniu roboczych od dnia zakończenia awarii.

 

41. Czy faktura wystawiona w trybie offline24 w sobotę musi zostać wysłana do KSeF w niedzielę, mimo tego, iż jest to dzień wolny od pracy?

Nie, jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline24 w sobotę to powinna zostać wysłana do KSeF najpóźniej w poniedziałek. Faktura wystawiona w trybie offline24 musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury offline.

 

42. Jaka jest data wystawienia faktury w trybach offline?

Datą wystawienia faktury w trybie offline24, trybie offline (niedostępność KSeF) i w trybie awaryjnym będzie data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

 

43. Jaka jest data otrzymania faktury w trybach offline?

Datą otrzymania faktury w trybie offline24 i niedostępność KSeF będzie data przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę (m. in. jeżeli nabywcą jest podmiot zagraniczny).

Natomiast datą otrzymania faktury w trybie awaryjnym będzie data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF (w zależności co nastąpiło wcześniej). W przypadku faktury wystawionej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy – datą otrzymania faktury jest zawsze data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF.

 

44. Czym różni się tryb offline – niedostępność KSeF od trybu awaryjnego?

Tryb niedostępność KSeF jest związany z zaplanowanymi pracami serwisowymi. O okresie trwania niedostępności KSeF, Ministerstwo Finansów informuje w komunikacie publikowanym w BIP.

Drugi z trybów dotyczy sytuacji, gdy KSeF uległ awarii. Ministerstwo Finansów zamieszcza w BIP i oprogramowaniu interfejsowym komunikaty informujące o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF.

Tryb niedostępności ma zatem charakter planowany, związany z pracami serwisowymi na systemie. Tryb awaryjny nie jest trybem planowym. O okresach występowania obu trybów Ministerstwo Finansów będzie informować podatników.

 

45. Kiedy fakturę należy oznaczyć jednym kodem QR a kiedy dwoma kodami QR?

Faktura wystawiona w trybie online, udostępniana nabywcy poza KSeF lub wykorzystywana poza KSeF, będzie zawierała kod QR umożliwiający dostęp do jej treści oraz weryfikację zawartych w niej danych, wraz z oznaczeniem zawierającym numer KSeF tej faktury.

Faktura wystawiona w trybie offline24, offline-niedostępność oraz w trybie awaryjnym, udostępniana nabywcy poza KSeF (przed jej przesłaniem do systemu), będzie zawierała dwa kody:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Tym niemniej, aby wygenerować drugi kod QR niezbędne będzie pobranie certyfikatu KSeF.

Na fakturze wystawianej w trybie offline24, offline-niedostępność lub w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu jej do systemu znajdzie się wyłącznie jeden kod QR –zawierający numer KSeF faktury.

 

46. Czy niedotrzymanie ustawowego terminu na przesłanie faktury wystawionej w trybie offline wiąże się z sankcjami?

Tak, co do zasady niedotrzymanie ustawowego terminu na przesłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline może wiązać się z sankcją w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7 proc. kwoty należności wykazanej na tej fakturze.

Tym niemniej, kary i sankcje w KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. A zatem w 2026 r. taka sytuacja nie powinna skutkować nałożeniem sankcji.

 

47. Czy w trybie offline24 można wystawić fakturę korygującą?

Tak. W przypadku trybu offline24, fakturę korygującą należy przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, w pierwszej kolejności należy przesłać tę fakturę do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF i dopiero po jego uzyskaniu można wystawić fakturę korygującą, w której trzeba wskazać m.in. numer KSeF faktury korygowanej.

 

48. Czy w trybie offline – niedostępność KSeF można wystawić fakturę korygującą?

Tak.

Jeżeli faktura korygująca dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.

 

49. Czy w trybie awaryjnym można wystawić fakturę korygującą?

Tak, również w trybie awaryjnym istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej.

Fakturę korygującą do faktury pierwotnej wystawionej w trybie awaryjnym, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF.

 

50. Co w sytuacji, gdy wystawię fakturę w trybie offline24 lub w trybie offline niedostępność KSeF, a w czasie na wysłanie tej faktury do KSeF wystąpi awaria systemu?

W sytuacji, gdy po wystawieniu faktury w trybie offline, a przed przesłaniem jej do KSeF wystąpi awaria, termin na dosłanie faktury do systemu jest wydłużony i wynosi 7 dni od dnia zakończenia awarii KSeF.

Natomiast w przypadku awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach masowego przekazu) nie będzie konieczności wysyłania faktury do KSeF.

 

51. W jaki sposób podatnik, który nie ma tymczasowo dostępu do Internetu może wystawić fakturę?

W takiej sytuacji fakturę należy wystawić w trybie offline24. Dokument powinien trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia.

 

52. Na czym polega awaria całkowita KSeF?

Tryb awaria całkowita w KSeF to sytuacja wyjątkowa i nadzwyczajna, np. związana z zagrożeniem kraju lub krytycznej infrastruktury, kiedy KSeF jest całkowicie niedostępny i nie można korzystać z systemu w normalny sposób.

W tej sytuacji obowiązują specjalne zasady:

• Podatnik wystawia faktury w formie papierowej lub zwykłej elektronicznej (np. PDF), bez obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej obowiązującego w KSeF.
• Faktury te nie muszą być później przesyłane do KSeF po ustaniu awarii.
• Można je przekazać nabywcy tradycyjnymi metodami, np. osobiście, mailem lub innym alternatywnym kanałem komunikacji.
• Nie ma obowiązku umieszczania na takich fakturach kodu QR, który normalnie służy do weryfikacji faktur w KSeF.
• Informacje o całkowitej awarii KSeF będą ogłaszane w mediach społecznego przekazu (telewizja, radio, prasa, Internet), gdy nie jest możliwe ogłoszenie awarii w Biuletynie Informacji Publicznej.

Tryb awaria całkowita jest przewidziany jako nadzwyczajne rozwiązanie na wypadek bardzo poważnych problemów, zapewniając możliwość wystawiania faktur mimo braku dostępu do KSeF, bez obowiązku późniejszego ich dostarczania do systemu.

 

53. W jaki sposób będzie ogłaszana awaria całkowita?

Komunikaty o awarii całkowitej KSeF zostaną zamieszczone w środkach masowego przekazu np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Komunikaty w środkach społecznego przekazu wystąpią, gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.

 

54. W jakim terminie należy przesłać do KSeF fakturę wystawioną w czasie awarii całkowitej?

Faktura wystawiona w czasie awarii całkowitej nie jest przesyłana do KSeF.

 

IV. Wystawianie faktur korygujących w KSeF

 

55. Czy w KSeF można wystawić notę korygującą?

Nie, w KSeF nie jest możliwe wystawianie not korygujących.

 

56. Czy mogę skorygować fakturę wystawioną w KSeF?

Tak, KSeF przewiduje funkcjonalność / możliwość korygowania wystawionych faktur. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF wszystkie faktury, w tym faktury korygujące, powinny być wystawiane poprzez KSeF. A zatem – zasadniczo korekta faktury poza KSeF nie będzie dozwolona / możliwa.

 

57. Czy mogę edytować fakturę, której został nadany nr KSeF?

Nie, po nadaniu fakturze numeru KSeF nie ma już możliwości jej edycji.

W przypadku popełnienia błędu, jedynym sposobem wprowadzenia zmian jest wystawienie faktury korygującej.

 

58. Czy do jednej faktury sprzedaży będzie ograniczona liczba korekt?

Nie, KSeF nie ogranicza liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

 

59. Czy faktura korygująca do faktury wystawionej w trybie awaryjnym musi zawierać numer KSeF?

Faktury wystawione w trybie awaryjnym powinny zostać przesłane do KSeF nie później niż w ciągu 7 dniu roboczych od dnia zakończenia awarii.

Zatem, nawet jeśli faktura została wystawiona w trybie awaryjnym to zostanie jej nadany numer KSeF (będzie to faktura posiadająca nr KSeF). Wobec tego faktura korygującą również musi zawierać numer KSeF.

 

60. W jakim terminie ująć ustrukturyzowaną fakturę korygującą wystawioną w trybie online?

Jeżeli faktura korygująca została wystawiona w KSeF w trybie online to:

• sprzedawca ujmuje fakturę korygującą w dacie wystawienia, a więc w dacie przesłania do KSeF,
• nabywca ujmuje fakturę korygującą w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę w KSeF, a więc w dacie nadania numeru KSeF.

 

61. Co to jest korekta techniczna?

Korekta techniczna umożliwia ponowne przesłanie faktury wystawionej w trybie offline do KSeF po jej pierwotnym odrzuceniu z powodu błędu technicznego. Co istotne, umieszczony na wizualizacji pierwotnej faktury kod QR pozostaje przy tym nadal ważny.

Korekta techniczna umożliwia ponowne przesłanie faktury wystawionej w trybie offline, która po przesłaniu do systemu KSeF została odrzucona z powodu błędów technicznych, np.: niezgodności ze schematem, przekroczenia dopuszczalnego rozmiaru pliku, wykrycia duplikatu faktury, wykrycia innych błędów walidacji technicznej uniemożliwiających nadanie numeru KSeF.

 

V. Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C)

 

62. Czy w KSeF będzie można wystawiać faktury B2C?

Przepisy wprowadzające obligatoryjny KSeF, w kształcie podpisanym przez Prezydenta RP, zakładają wystawianie faktur B2C w KSeF na zasadzie dobrowolności. Oznacza to, że takie faktury będzie można wystawiać w KSeF od 1 lutego 2026 r. (dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł), lub od 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych przedsiębiorców). Istnieje również możliwość wystawiania faktur B2C na dotychczasowych zasadach, jeżeli takich faktur nie chcemy wystawiać w KSeF.

 

63. Czy konsument będzie mógł wybrać tryb wystawienia faktury (KSeF / poza KSeF)?

Zasady wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie zmieniły się. Nadal faktury takie wystawiane będą co do zasady na żądanie konsumenta, zgłoszone w odpowiednim terminie. Tym niemniej, warto pamiętać, że zgodnie z obecnymi przepisami – które nie są zmieniane przez KSeF – fakturę podatnik może wystawić zawsze, niezależnie od żądania nabywcy. Może zatem być tak, że bez zgłoszonego żądania konsumenta, podatnik będzie wystawiał i wysyłał faktury dokumentujące sprzedaż na jego rzecz do KSeF. Takie postępowanie będzie zgodne z przepisami.

 

64. Czy do wystawienia faktury B2C w KSeF konieczna jest zgoda konsumenta? Jeżeli tak, w jakiej formie?

To sprzedawca będzie decydował o tym, czy chce wystawiać faktury B2C w KSeF. Nabywca nie będzie musiał wyrażać na to zgody. Przepisy zakładają natomiast, że faktura B2C wystawiona za pośrednictwem KSeF powinna być doręczona konsumentowi w sposób z nim uzgodniony. W tym zakresie (tj. w kwestii tego jak faktura zostanie konsumentowi dostarczona) konieczne jest porozumienie / uzgodnienie z konsumentem.

 

65. Czy jeżeli konsument poprosi o wystawienie faktury poza KSeF, mamy obowiązek zastosować się do takiej prośby?

Wybór formy fakturowania będzie należał do przedsiębiorcy – wystawcy faktury. Przedsiębiorca nie ma więc obowiązku zastosować się do prośby konsumenta o wystawienie faktury poza KSeF.

 

66. Czy faktura wystawiana na rzecz podmiotu prowadzącego działalność nierejestrowaną jest fakturą konsumencką?

Nie. Faktura konsumencka to faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Działalność nierejestrowana jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą, a osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem (ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł).

 

67. Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nadal będzie można wystawiać faktury B2C w sposób „tradycyjny”?

Tak, przedsiębiorca nadal będzie mógł pozostać przy tradycyjnym modelu wystawiania faktur na rzecz konsumentów. Co więcej, sposób fakturowania nie musi być spójny dla całej sprzedaży B2C – podatnik może przykładowo zdecydować, że dla sprzedaży dokonywanej stacjonarnie na rzecz konsumentów, faktury będą wystawiane w sposób dotychczasowy (poza KSeF), a dla sprzedaży online – za pośrednictwem KSeF.

 

68. Jak rozpoznać, czy kontrahent jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czy przedsiębiorcą?

Nowelizacja zakłada wprowadzenie „samoidentyfikacji” nabywcy na podstawie podawanego przez nabywcę numeru NIP. Ma to pozwolić na rozróżnienie czy faktura jest wystawiana na rzecz konsumenta (B2C), czy też przedsiębiorcy (B2B).

 

69. Co w sytuacji, gdy błędnie zakwalifikuję nabywcę jako osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej i wystawię fakturę poza KSEF?

Gdyby doszło do pomyłki i faktura zostałaby wystawiona bez NIP, to zgodnie z aktualnymi przepisami, sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury korygującej, która uzupełnia dane nabywcy o jego numer NIP. W związku z wdrożeniem KSEF, wskazana zasada nie ulegnie zmianie. Tym niemniej, w przypadku, gdy pierwotna faktura zostanie wystawiona poza KSeF, wydaje się, że właściwym sposobem na jej skorygowanie będzie wystawienie faktury korygującej do zera i wystawienie nowej faktury (przez KSeF).

Należy jednak zaznaczyć, że taka korekta jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy pierwotna faktura nie została wystawiona do paragonu bez NIP-u nabywcy, w przypadku gdy sprzedaż powinna była zostać uprzednio zarejestrowana na kasie fiskalnej. W takiej sytuacji uzupełnienie faktury o numer NIP, które w rzeczywistości zmienia charakter transakcji z B2C na B2B, jest niedozwolone.

 

70. Czy faktury B2C wystawiane w KSeF różnią się od innych faktur zawartością lub sposobem wystawienia?

Co do zasady, faktury B2C wystawiane w KSeF nie różnią się zawartością lub sposobem wystawiania od innych faktur – obowiązuje ten sam wzór struktury logicznej (od 1 lutego 2026 r. – FA(3)). Faktura wystawiona na rzecz konsumenta może nie zawierać części elementów, które są obligatoryjne dla transakcji B2B (np. NIP, adnotacja o mechanizmie podzielonej płatności). Należy pamiętać o udostępnieniu konsumentowi e-faktury w sposób z nim uzgodniony.

 

71. Jak przekazać konsumentowi fakturę wystawioną w KSeF?

Wystawiając w KSeF fakturę B2C należy pamiętać o tym, że faktura taka musi zostać dostarczona konsumentowi w sposób z nim uzgodniony. Można zatem wystawioną w KSeF fakturę zwizualizować i przekazać konsumentowi w uzgodnionej z nim formie, np. papierowej lub elektronicznej (czyli np. poprzez wysyłkę PDF mailem). Wizualizacja powinna przy tym być opatrzona kodem QR.

Zgoda konsumenta na otrzymanie faktury w ustalonej formie może zostać wyrażona m.in. poprzez akceptację warunków regulaminu sklepu czy portalu internetowego.

Możliwe jest również uzgodnienie, że faktura zostanie przekazana poprzez KSeF. W takim przypadku należy podać kod QR oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie faktury w systemie.

 

72. Czy można część faktur B2C wystawiać w ramach KSeF, a część poza KSeF?

Fakturowanie B2C poprzez KSeF będzie miało charakter fakultatywny, a wybór formy fakturowania będzie należał do przedsiębiorcy – wystawcy faktury. Może on zdecydować, że część faktur B2C będzie wystawiana w ramach KSeF, a część poza systemem. Nie ma przeszkód prawnych, aby stosować takie rozwiązanie.

 

73. Czy wystawianie faktur B2C w KSeF jest zgodne z RODO?

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, przetwarzanie danych konsumentów w KSeF jest zgodne z zasadami ochrony danych osobowych. System służy wyłącznie do kontroli prawidłowości danych z faktur w kontekście rozliczeń wystawcy. Celem KSeF nie jest zatem gromadzenie i przetwarzanie danych osób prywatnych.

 

74. Co z fakturami wystawianymi w procedurze OSS – czy należy je wysyłać do KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF nie dotyczy wystawiania faktur przez podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7 (OSS), 7a i 9 (IOSS), dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.

Tym samym, faktury wystawiane w procedurze OSS nie będą musiały być przesyłane do KSeF.

 

VI. Faktury dla podmiotów zagranicznych

 

75. Czy podmioty zagraniczne są zobligowane do korzystania z KSeF?

Zagraniczny podmiot nie jest zobligowany do stosowania KSeF, jeżeli czynność dokonywana przez ten podmiot nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Dla czynności, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, zagraniczny podmiot nie będzie zobligowany do wystawiania faktur w KSeF, gdy:

• korzysta ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nie posiada w Polsce siedziby,
• nie posiada w Polsce VAT FE,
• posiada w Polsce VAT FE, ale tylko gdy to VAT FE nie uczestniczy w transakcji.

Jeżeli zagraniczny podmiot nie jest zobligowany do wystawiania faktur w KSeF to również nie ma obowiązku odbierania faktur w tym systemie.

 

76. Podmiot z Wielkiej Brytanii zarejestrowany na VAT w Polsce dokonuje z Polski sprzedaży towarów, która stanowi dla niego WDT. Czy faktura w zakresie WDT powinna być wystawiona w KSeF?

Jeżeli ww. podmiot z Wielkiej Brytanii posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT, wystawiane przez niego faktury dotyczące czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce będą musiały być wystawiane przez KSeF.

Jeżeli podmiot ten nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, nie będzie on zobligowany do korzystania z KSeF.

 

77. Jako polski podatnik dokonujemy krajowej sprzedaży towarów na rzecz podmiotu z Wielkiej Brytanii, który jest zarejestrowany dla celów VAT w Polsce. Czy faktury na rzecz tego podmiotu będziemy musieli wystawiać w KSeF?

Tak, takie faktury będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF. Tym niemniej, sposób ich doręczania kontrahentowi będzie się różnił w zależności od tego, czy kontrahent ma stałe miejsce prowadzenia działalności (dla celów VAT) w Polsce, czy nie.

Podatnicy zagraniczni posiadający VAT FE w Polsce są zobligowani do korzystania z KSeF – zarówno po stronie sprzedażowej (wystawianie faktur), jak i po stronie zakupowej (odbieranie faktur). Takiemu podmiotowi nie musimy zatem doręczać faktur poza systemem.

W przypadku podatników zagranicznych, którzy nie posiadają VAT FE w Polsce, faktury wystawione w KSeF powinny być im doręczane poza KSeF (w sposób z nimi uzgodniony).

Warto potwierdzić z kontrahentem jego status przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF.

 

78. Czy można wystawiać w KSeF faktury B2B na rzecz zagranicznych kontrahentów?

Wystawianie faktur B2B w KSeF na rzecz zagranicznych kontrahentów w zakresie transakcji podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce jest obligatoryjne. Dotyczy to również takich czynności jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów, eksport usług.

 

79. Czy w KSeF powinna zostać wystawiona faktura dokumentująca WDT dokonywane przez polskiego podatnika?

Tak, taka faktura musi zostać wystawiona w KSeF. Jest ona doręczana podmiotowi zagranicznemu poza KSeF, w sposób z nim uzgodniony (np. poprzez wysłanie wizualizacji faktury w formacie pdf wraz z kodem QR).

 

80. Czy w KSeF powinna zostać wystawiona faktura dokumentująca eksport towarów dokonywany przez polskiego podatnika?

Tak, taka faktura musi zostać wystawiona w KSeF. Jest ona doręczana podmiotowi zagranicznemu poza KSeF, w sposób z nim uzgodniony (np. poprzez wysłanie wizualizacji faktury w formacie pdf wraz z kodem QR). Brak wystawienia takiej faktury w KSeF może wiązać się z karami (kary związane z KSeF stosowane będą od 1 stycznia 2027 r.).

 

81. Czy w KSeF powinna zostać wystawiona faktura dokumentująca świadczenie usług przez polskiego podatnika na rzecz zagranicznego kontrahenta (tzw. eksport usług)?

Tak, faktura VAT dokumentująca eksport usług, czyli świadczenie usług na rzecz kontrahenta zagranicznego, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium innego kraju, musi zostać wystawiona w KSeF. Jest ona doręczana podmiotowi zagranicznemu poza KSeF, w sposób z nim uzgodniony (np. poprzez wysłanie wizualizacji faktury w formacie pdf wraz z kodem QR).

 

82. Jaka stawka powinna zostać przypisana do faktury dokumentującej świadczenie usług na rzecz zagranicznego kontrahenta – tzw. eksport usług?

Taka transakcja nie podlega opodatkowaniu w Polsce – jest ona opodatkowana VAT w kraju nabywcy na zasadzie odwrotnego obciążenia.

W zależności od siedziby kontrahenta – zastosowanie znajdzie kod „np I” (w przypadku niepodlegających opodatkowaniu dostaw towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, z wyłączeniem transakcji, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) lub kod „np II” (w przypadku niepodlegającego opodatkowaniu na terytorium kraju, świadczenia usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

 

83. W jaki sposób zagraniczny podmiot otrzyma fakturę wystawioną w KSeF?

Wystawiając w KSeF fakturę na rzecz zagranicznego podmiotu, należy przede wszystkim pamiętać o tym, że faktura taka musi zostać dostarczona w sposób z nim uzgodniony. Można zatem wystawioną w KSeF fakturę zwizualizować i przekazać podmiotowi zagranicznemu w uzgodnionej z nim formie, np. papierowej lub elektronicznej (czyli np. poprzez wysyłkę PDF mailem). Wizualizacja powinna przy tym być opatrzona kodem QR.

 

84. Czy faktury dokumentujące WNT powinny być ujmowane w KSeF?

Faktury dokumentujące wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) nie podlegają obowiązkowi wystawienia i rejestracji w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Faktury za WNT są zazwyczaj wystawiane przez podmioty z zagranicy, które nie mają obowiązku korzystania z KSeF, a nabywca (np. polski podatnik) nie ma obowiązku wprowadzania takich faktur do KSeF. Obowiązek rozliczenia WNT wynika z krajowych przepisów VAT, a sam dokument nie jest generowany w polskim KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury dokumentujące WNT nie muszą być ujmowane w KSeF.

 

85. Czy faktury dokumentujące import towarów powinny być ujmowane w KSeF?

Nie, faktury dokumentujące import towarów, wystawiane przez podmioty zagraniczne, nie są ujmowane w KSeF. Polski nabywca nie musi tych faktur wprowadzać do KSeF (nie wraca istniejący wcześniej obowiązek generowania tzw. faktur wewnętrznych do celów ujęcia takich transakcji w polskich rozliczeniach).

 

86. Czy faktury dokumentujące tzw. import usług powinny być ujmowane w KSeF?

Nie, faktury dokumentujące tzw. import usług (nabycie przez polskiego podatnika usług świadczonych przez zagranicznego podatnika), wystawiane przez podmioty zagraniczne, nie są ujmowane w KSeF.

 

VII. Samofakturowanie w KSeF

 

87. Czy KSeF zmienia przepisy ustawy o VAT dot. samofakturowania?

Nie, KSeF nie wprowadza zmian do art. 106d ustawy o VAT regulującego proces samofakturowania.

 

88. Czy będzie możliwe wystawianie faktur w ramach samofakturowania poprzez KSeF?

Tak, samofakturowanie w KSeF będzie możliwe – sprzedawca powinien nadać nabywcy odpowiednie uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w jego imieniu.

 

89. Kiedy i w jaki sposób sprzedawca będzie akceptował fakturę wystawianą w ramach procedury samofakturowania po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF?

Akceptacja faktury przez sprzedawcę powinna odbyć się przed jej wprowadzeniem do KSeF.

Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku xml przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku xml).

 

90. Czy możliwa będzie milcząca akceptacja faktury?

Tak, możliwa będzie milcząca akceptacja faktury. Brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści faktury.

 

91. Co jeżeli sprzedawca nie zaakceptuje faktury?

W przypadku, gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanej przez nabywcę faktury, nie ma przeszkód, aby plik został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do KSeF. Do momentu wysyłki faktury do KSeF, faktura nie jest uznawana za wystawioną, więc nie zachodzi konieczność jej korekty.

 

92. Czy należy przesłać sprzedawcy fakturę wystawioną w KSeF w ramach samofakturowania?

Nie, sprzedawca będzie miał w KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania.

 

93. Czy faktury wystawiane w imieniu zagranicznego kontrahenta należy wysyłać do KSeF?

Jeżeli zagraniczny kontrahent nie jest zobligowany do fakturowania w KSeF, to polski nabywca, który wystawia fakturę w imieniu zagranicznego dostawcy nie musi w tym zakresie korzystać z KSeF.

 

94. Kiedy zagraniczny kontrahent nie jest zobligowany do wystawiania faktur w KSeF i w konsekwencji, kiedy nie jest konieczne wystawianie w jego imieniu faktur w KSeF w ramach procedury samofakturowania?

Zagraniczny kontrahent nie jest zobligowany do wystawiania faktur w KSeF, gdy:

• korzysta ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nie posiada w Polsce siedziby,
• nie posiada w Polsce VAT FE,
• posiada w Polsce VAT FE, ale to VAT FE nie uczestniczy w transakcji.

 

 

95. Czy w ramach samofakturowania należy w KSeF wystawiać faktury za podmiot niemający w Polsce siedziby / stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, lecz posiadający polski NIP?

Obowiązek korzystania z KSeF nie będzie obejmował faktur wystawianych w imieniu zagranicznych podmiotów, które nie posiadają w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności, nawet jeśli dysponują polskim numerem NIP.

 

96. Czy zagraniczny podmiot, wystawiając fakturę w imieniu polskiego podatnika, jest zobligowany do skorzystania z KSeF?

Nie, obowiązek korzystania z KSeF, przy wystawianiu faktur w ramach procedury samofakturowania nie będzie dotyczył sytuacji, gdy zagraniczny nabywca, wystawiający fakturę w imieniu polskiego podatnika, nie będzie posiadał polskiego NIP.

 

VIII. KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego (JST)

 

97. Czy jednostki samorządu terytorialnego będą musiały wystawiać i odbierać faktury poprzez KSeF?

Tak, JST zostały objęte obowiązkiem korzystania z KSeF.

 

98. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla JST?

Dla JST obowiązują te same terminy wejścia w życie KSeF, jak dla wszystkich innych podatników VAT (a zatem od 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których sprzedaż za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników). Od strony zakupowej, JST będą zobligowane do korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 r.

 

99. Czy za pomocą KSeF JST będą mogły pobierać należności publicznoprawne i opłaty skarbowe?

Nie – KSeF będzie służył wyłącznie do obsługi (wystawiania i odbierania) faktur VAT. Inne dokumenty, takie jak noty obciążeniowe, należności wynikające z decyzji administracyjnych, noty odsetkowe, tzw. rekompensaty nie będą wysyłane / doręczane przez KSeF.

 

100. Czy planowana jest integracja KSeF i PEF?

Tak, planowana jest integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF).

 

101. Jeżeli dana jednostka organizacyjna JST nie ma żadnej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT oraz nie ma żadnych zakupów, od których odlicza VAT – czy można przyjąć, że KSeF jej nie dotyczy?

Jeżeli dana jednostka organizacyjna (np. przedszkole, żłobek, szkoła GOPS / MOPS) nie ma żadnej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT (nie wystawia żadnych faktur sprzedażowych) – to KSeF nie będzie jej dotyczył od strony sprzedażowej / przychodowej.

Tym niemniej, jednostka najpewniej posiada swoich dostawców, od których nabywa towary i usługi (media, zakupy biurowe itp.). Faktury wystawiane przez te podmioty będą wystawiane w ramach KSeF oraz będą mogły być odbierane przez jednostkę tylko w ramach KSeF.

Nie można zatem zgodzić się ze stwierdzeniem, że w opisanym przypadku KSeF nie będzie dotyczył danej jednostki organizacyjnej.

 

102. Czy KSeF wyeliminuje konieczność składania pliku JPK_VAT?

Nie, KSeF nie wyeliminuje składania deklaracji VAT (tj. części ewidencyjnej i deklaracyjnej pliku JPK). Na obecnym etapie prac Ministerstwo Finansów nie zakłada odejścia od obowiązku składania deklaracji VAT.

 

103. Jakie czynności należy podjąć w JST, aby dobrze przygotować się do wdrożenia KSeF?

Wdrożenie KSeF w JST wymaga podjęcia czynności, które są wspólne również dla innych podatników przygotowujących się na obligatoryjne e-fakturowanie. Takimi czynnościami są: analizy obecnych procesów finansowych, dostosowanie systemów informatycznych, ustalenie podziału kompetencji oraz przeszkolenie pracowników z KSeF.

Dla JST szczególnie istotne jest dobre zarządzenie uprawnieniami do wystawiania i odbierania faktur, tak aby zapewnić ich sprawny obieg, szczególnie w tych jednostkach, w których funkcjonuje wiele jednostek organizacyjnych.

Z perspektywy JST konieczne jest również dobre przygotowanie od strony formalnej, polegające na przygotowaniu odpowiednich procedur oraz aktualizacji istniejących procedur w zakresie rozliczeń VAT.

Nie można zapominać o przetestowaniu nowych rozwiązań w celu eliminacji potencjalnych błędów.

 

104. Jakie procedury warto przygotować w związku z wdrożeniem KSeF w JST?

Warto przygotować procedury w zakresie:

• nadawania i odbierania uprawnień do wystawiania, odbierania faktur oraz dostępu do KSeF;
• procesu fakturowania (wystawiania faktur sprzedażowych);
• procesu odbierania faktur (odbieranie faktur zakupowych) oraz danych, jakie powinny się znaleźć na fakturach zakupowych;
• wystawiania faktur w trakcie awarii / niedostępności KSeF;
• wystawiania faktur na rzecz konsumentów (B2C);
• rozliczeń pracowniczych;
• doręczania faktur, w szczególności dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podmiotów bez NIP oraz podmiotów zagranicznych;
• płatności za faktury (kwestia wskazywania numeru KSeF w przelewach).

 

105. Jakie są wymagania techniczne dla systemów księgowych obsługujących JST?

Systemy księgowe muszą być zintegrowane z KSeF oraz powinny umożliwiać generowanie i odbiór faktur w formacie XML (zgodnym z wzorem FA(3)), obsługiwać certyfikaty kwalifikowane, potwierdzać odbiór faktur oraz dbać o bezpieczeństwo przesyłanych i przechowywanych danych.

 

106. Jak KSeF wpłynie na ryzyko opóźnień w płatnościach w JST, zwłaszcza w kontekście terminów płatności liczonych od doręczenia faktury?

W momencie wystawienia e-faktury i nadania jej numeru przez KSeF, faktura jest uważana za doręczoną JST, nawet jeśli JST jeszcze się z nią nie zapoznało. Termin płatności często liczony jest od tego momentu, co oznacza, że JST musi na bieżąco monitorować system KSeF i odbierać faktury natychmiast po ich wystawieniu. Brak bieżącej kontroli i odbioru e-faktur może prowadzić do ryzyka opóźnień w płatnościach.

 

107. Czy KSeF będzie automatycznie alokował faktury zakupowe i sprzedażowe do poszczególnych jednostek organizacyjnych JST?

Nie – KSeF jako system nie posiada funkcjonalności alokującej faktury do poszczególnych jednostek organizacyjnych JST. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych jak i zakupowych.

Na gruncie KSeF każda faktura trafia domyślnie do jednostki samorządu terytorialnego – na gruncie VAT to JST jest bowiem podatnikiem VAT. Jest to niezależnie od faktycznego odbiorcy, czyli skonkretyzowanej jednostki organizacyjnej, której dana faktura dotyczy. Aby to jednostka organizacyjna otrzymała przeznaczoną dla niej fakturę lub czytelnie wystawiła fakturę sprzedażową i miała dostęp wyłącznie do swoich faktur a nie wszystkich dedykowanych danej JST, konieczne jest odpowiednie zastosowanie danych Podmiotu3.

 

108. Jakie rozwiązania wprowadzono, aby umożliwić identyfikację jednostek organizacyjnych w KSeF?

Wprowadzono możliwość tworzenia jednostek podległych z unikalnymi numerami identyfikacji wewnętrznej (IDWew), co pozwala nadawać uprawnienia w ramach tej jednostki. Dodatkowo w schemacie faktury ustrukturyzowanej FA (3) należy użyć numeru NIP jednostki podrzędnej (dla celów podatku dochodowego), który jest umieszczany w danych Podmiot3.

 

109. Co to jest IDWew w kontekście KSeF dla JST?

IDWew to unikalny numer identyfikacji wewnętrznej jednostki podrzędnej, składający się z NIP JST oraz cyfr nadanych przez JST i system. Jest on używany do nadawania i rozdzielania uprawnień w KSeF w obrębie jednostek podrzędnych, umożliwiając precyzyjne zarządzanie dostępem i czynnościami w systemie.

 

110. Czy wskazanie NIP jednostki organizacyjnej jest obowiązkowe w fakturze KSeF?

Zgodnie z broszurą informacyjną MF w zakresie struktury FA(3), w przypadku wskazania w polu Podmiot2, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość „1” w polu JST) należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki podrzędnej JST w Podmiot3 (w tym NIP lub IDWew i rolę). Dzięki temu dostęp do faktur zakupowych w KSeF poza samym nabywcą (JST) zostanie zapewniony także jednostkom podrzędnym JST i członkom GV, których te nabycia dotyczą.

 

111. Czy jedyną możliwością alokacji faktur w JST jest stworzenie IDWew?

W strukturze logicznej FA(3) wprowadzono dodatkowo możliwość posłużenia się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) danej jednostki organizacyjnej JST, który jednostka ta posiada dla celów rozliczania podatku dochodowego. Faktury ustrukturyzowane przeznaczone dla JST lub wystawiane przez JST będą uwzględniały dane zarówno samej jednostki samorządu terytorialnego, jak i dane jednostki organizacyjnej i identyfikację dzięki jej NIP (odpowiednio uwzględnione w danych Podmiotu3). Tym samym, aby faktura mogła trafić bezpośrednio do jednostki organizacyjnej należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki w polu Podmiot3.

 

112. Czy wystawiając fakturę na rzecz jednostki organizacyjnej JST takiej jak szkoła, przedszkole, zakład usług komunalnych itp. można wskazać dane tej jednostki na e-fakturze?

Faktura powinna zostać wystawiona na JST, niemniej jednak należy również wskazać dane jednostki organizacyjnej JST poprzez uzupełnienie pola Podmiot3.

 

113. Czy podmiot wystawiający fakturę na rzecz jednostki organizacyjnej JST takiej jak szkoła, przedszkole, zakład usług komunalnych itp. musi obowiązkowo wypełniać pole Podmiot3?

Podmiot wystawiający fakturę na rzecz jednostki organizacyjnej JST powinien wypełnić pole Podmiot3.

 

114. Czy faktura wystawiona na instytucję kultury będzie widoczna w KSeF JST?

Nie, instytucja kultury jest odrębnym od JST podatnikiem podatku VAT i faktury wystawiane na jej rzecz nie będą widoczne w KSeF JST.

 

115. Czy istnieją rozwiązania prawne z których JST może skorzystać w celu zobligowania swoich dostawców do wypełniania na fakturach pola Podmiot3?

Warto, aby JST zabezpieczyły prawidłowe fakturowanie przez kontrahentów klauzulami umownymi. W szczególności umowa może zobowiązywać kontrahenta do podawania odpowiednich danych na fakturze, aby umożliwić prawidłową identyfikację faktur w KSeF przez JST. Można również uwzględnić klauzule kar umownych lub inne zabezpieczenia finansowe.

 

116. Czy sama identyfikacja jednostki organizacyjnej w fakturze wystarczy, by uprawnione osoby mogły korzystać z KSeF?

Nie, identyfikacja to tylko część problemu. JST muszą również przyznać odpowiednie uprawnienia konkretnym osobom z danej jednostki organizacyjnej, które będą mogły wystawiać i odbierać faktury oraz zarządzać uprawnieniami w ramach tej jednostki, korzystając z identyfikatorów IDWew.

 

117. Jak JST powinny zarządzać nadawaniem uprawnień w KSeF?

JST musi wygenerować odpowiednią liczbę IDWew, przypisać je jednostkom organizacyjnym, a następnie wyznaczyć osoby „administrujące” tymi jednostkami, które będą uprawnione do nadawania dalszych uprawnień innym osobom w ramach jednostki organizacyjnej.

 

118. Na wystawionej przez nas w ramach KSeF faktury brak jest obowiązkowej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Czy taką fakturę możemy anulować?

Jeżeli faktura została wysłana do KSeF, nie ma możliwości jej anulowania. Konieczne jest wystawienie faktury korygującej i dodanie odpowiedniej adnotacji do faktury.

 

119. Kiedy faktura wystawiona na rzecz JST w KSeF jest uznawana za doręczoną / otrzymaną przez JST?

Faktura wystawiona na rzecz JST w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest uznawana za doręczoną w momencie nadania jej przez system unikalnego numeru identyfikacyjnego. Oznacza to, że doręczenie następuje w dniu przesłania faktury do KSeF, niezależnie od późniejszego jej przetworzenia czy akceptacji. Data ta jest potwierdzona w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i zawarta w numerze nadanym przez system. W praktyce oznacza to, że faktura jest skutecznie dostarczona JST od momentu, gdy KSeF ją zarejestruje i nada numer, co stanowi formalne doręczenie dokumentu.

 

120. Czy na potrzeby przygotowywania cząstkowej deklaracji VAT (pliku JPK – części ewidencyjnej i deklaracyjnej) należy przyjąć datę otrzymania faktury przypisaną przez KSeF, czy datę faktycznego otrzymania faktury przez odpowiedniego pracownika danej jednostki organizacyjnej JST?

Należy w takim przypadku przyjąć datę z KSeF – tj. datę nadania numeru KSeF danej fakturze. Data pobrania faktury z KSeF lub data przekazania tej faktury odpowiedniemu pracownikowi nie ma znaczenia dla celów podatkowych.

 

121. Czy numer KSeF jednoznacznie wskazuje moment doręczenia faktury?

Numer KSeF jednoznacznie wskazuje moment doręczenia faktury, ponieważ jest nadawany w momencie przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z przepisami podatkowymi faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną i otrzymaną właśnie w dniu jej przesłania do KSeF, co potwierdza Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Numer KSeF jest unikalnym identyfikatorem tej konkretnej faktury w systemie, ale nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika. Data wygenerowania numeru KSeF jest więc równoznaczna z datą skutecznego doręczenia faktury odbiorcy (np. JST).

 

122. Czy JST musi zaksięgować i rozliczyć fakturę otrzymaną w KSeF?

Nie – podobnie jak w przypadku wszystkich innych podatników – to co JST zrobi z fakturą zakupową otrzymaną poprzez KSeF (tj. czy dokona jej zaksięgowania i rozliczenia podatkowego, czy taką fakturę pominie / odrzuci) zależy od decyzji osób dokonujących weryfikacji merytorycznej i księgowej tej faktury.

Faktura otrzymana przez KSeF nie musi być rozliczana dla celów VAT (nie musi być ujmowana w rejestrach VAT). Zalecana jest szczególna weryfikacja dokumentów otrzymywanych w KSeF w celu uniknięcia oszustw i wyłudzeń.

 

123. Czy JST musi zapłacić za fakturę otrzymaną w KSeF?

Faktura otrzymana przez KSeF powinna podlegać weryfikacji przez pracowników JST. Zalecana jest szczególna weryfikacja dokumentów otrzymywanych w KSeF w celu uniknięcia oszustw i wyłudzeń. Otrzymanie faktury przez KSeF nie oznacza, że musi ona być opłacona przez JST. KSeF nie weryfikuje prawidłowości wystawianych faktur i nie zawiera zaawansowanych mechanizmów nakierowanych na wykrywanie oszustw.

 

124. W jaki sposób JST powinna zgłosić kontrahentowi, że nie akceptuje faktury wystawionej przez niego poprzez KSeF?

KSeF nie będzie zawierał funkcjonalności pozwalającej na odrzucanie faktur, z którymi się nie zgadzamy. W przypadku otrzymania takich faktur lub wykrycia błędów / nieprawidłowości na fakturach wystawionych przez kontrahentów, należy się z nimi skontaktować wykorzystując dotychczasowe kanały kontaktu.

 

125. Jak potwierdzić doręczenie faktury JST w KSeF?

W KSeF doręczenie faktury potwierdzane jest przez uzyskanie przez wystawcę faktury tzw. Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). UPO jest oficjalnym dokumentem, który potwierdza, że faktura została prawidłowo zarejestrowana w KSeF oraz że system nadał fakturze unikalny numer identyfikacyjny. To właśnie UPO stanowi formalne potwierdzenie doręczenia faktury, gdyż udokumentowany jest fakt przesłania dokumentu do systemu i jej przyjęcia do obiegu elektronicznego.

Innymi słowy, faktura jest uznana za doręczoną JST z chwilą, gdy wystawca otrzyma UPO z KSeF, niezależnie od dalszych działań po stronie odbiorcy.

 

126. Wystawiliśmy fakturę w KSeF, która nie została opłacona przez kontrahenta. Kontrahent tłumaczy, że nie otrzymał faktury, a nie jest zobligowany do korzystania z KSeF. Czy ma rację?

Jeżeli kontrahent jest podatnikiem VAT, to nawet jeżeli nie ma obowiązku korzystania z KSeF przy wystawianiu faktur sprzedażowych, powinien odbierać przez KSeF faktury zakupowe. A zatem argumentacja kontrahenta jest błędna.

Jeżeli natomiast kontrahent jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to JST powinna mu dostarczyć fakturę poza KSeF – w sposób z nim uzgodniony.

 

127. Czy w przypadku opóźnień w płatności faktur wystawionych przez KSeF, JST może naliczać rekompensatę (40 EUR)?

Przepisy o KSeF nie ingerują w możliwość / zasadność naliczania rekompensat za opóźnione płatności. Zasady obciążania kontrahentów rekompensatami nie ulegają zmianie w związku z wdrożeniem KSeF.

 

IX. Walidacja faktur w KSeF

 

128. Czy KSeF będzie walidował faktury sprzedażowe? Jeżeli tak, w jaki sposób?

Faktura przesyłana do systemu KSeF podlega szeregowi kontroli technicznych i semantycznych. 29 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało informację, pod jakim kątem jest i będzie weryfikowana faktura przesyłana do KSeF. Wymieniono łącznie 9 kryteriów:

1. Zgodność ze schematem

Faktura musi być przygotowana w formacie XML oraz musi być zgodna z aktualnym schematem faktury ustrukturyzowanej opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywać schema FA(3), która zastąpi obecnie obowiązującą schemę FA(2).

Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą w chwili wystawienia strukturą logiczną e-Faktury. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona.

Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

2. Unikalność faktury

System wykrywa duplikaty faktur – w przypadku wykrycia duplikatu system odrzuci fakturę. KSeF wykrywa duplikaty faktur globalnie, w oparciu o dane przechowywane w systemie.

Unikalność faktury jest weryfikowana na podstawie trzech pól:

• NIP sprzedawcy
• Rodzaj faktury
• Numer faktury (P_2)

W przypadku duplikatu zwracany jest kod błędu 440 („Duplikat faktury”).

Unikalność faktury utrzymywana jest w KSeF przez okres 10 pełnych lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona.

Kryterium unikalności odnosi się zawsze do sprzedawcy (Podmiot1: NIP). W przypadku, gdy w imieniu tego samego podmiotu faktury wystawiają różne jednostki (np. oddziały, jednostki organizacyjne JST, inne uprawnione podmioty), muszą one uzgodnić zasady numeracji, aby uniknąć duplikatów.

3. Walidacja dat

Data wystawienia faktury (P_1) nie może być późniejsza niż data przyjęcia dokumentu do systemu KSeF. Przykładowo, jeżeli faktura została wystawiona 1 września (i taka data zostanie wskazana w polu P_1), to KSeF przyjmie fakturę, jeżeli dojdzie do jej wysyłki tego samego dnia. Błędem powodującym odrzucenie faktury będzie sytuacja, gdy faktura jest wysyłana do KSEF 1 września, a data w polu P_1 jest datą późniejszą, np. jest to 10 września.

4. Rozmiar pliku

Maksymalny rozmiar faktury bez załączników to 1 MB, natomiast z załącznikami – nie może przekroczyć 3 MB.

5. Ograniczenia ilościowe

W jednej sesji – zarówno interaktywnej, jak i wsadowej – można przesłać maksymalnie 10 milionów faktur. W ramach wysyłki wsadowej można wysłać maksymalnie 50 paczek ZIP, każda o maksymalnym rozmiarze 100 MB.

6. Poprawne szyfrowanie

Faktura powinna być zaszyfrowana algorytmem AES-256-CBC (klucz symetryczny 256 bit, IV 128 bit, PKCS#7). Klucz symetryczny szyfrowany algorytmem RSAES-OAEP (SHA-256/MGF1).

7. Zgodność metadanych faktury w sesji interaktywnej

System będzie weryfikował skrót faktury wraz z rozmiarem pliku. KSeF będzie również dokonywał obliczenia i weryfikacji skrótu zaszyfrowanej faktury wraz z rozmiarem pliku.

8. Ograniczenia dotyczące załączników

Wysyłka faktur z załącznikami jest dozwolona tylko w trybie wsadowym. Wyjątek: w przypadku przesyłania korekty technicznej faktury offline dopuszczalne jest użycie sesji interaktywnej.

Możliwość wysyłki faktur z załącznikami wymaga uprzedniego zgłoszenia tej opcji w usłudze e-Urząd Skarbowy.

9. Wymagania dotyczące uprawnień

Wysłanie faktury do KSeF wymaga posiadania odpowiednich uprawnień do jej wystawienia w kontekście danego podmiotu. KSeF będzie weryfikował posiadanie odpowiednich uprawnień. Osoba nieuprawniona nie wystawi faktury w KSeF – takie faktury zostaną odrzucone.

 

129. Czy KSeF będzie sprawdzał, czy NIP kontrahenta zgadza się z jego nazwą / adresem?

KSeF nie dokonuje walidacji powiązania NIP z nabywcą. Oznacza to, że niezgodności w danych nabywcy nie są wykrywane przez system i nie blokują nadania numeru KSeF fakturze. To zadanie pozostaje więc po stronie wystawców i odbiorców faktur.

 

130. Czy KSeF odrzuci fakturę wystawioną na błędnego nabywcę – np. nieistniejący podmiot?

KSeF nie dokonuje walidacji powiązania NIP z nabywcą. Oznacza to, że niezgodności w danych nabywcy nie są wykrywane przez system i nie blokują nadania numeru KSeF fakturze. To zadanie pozostaje więc po stronie wystawców i odbiorców faktur.

 

131. Czy KSeF sprawdzi, czy nabywca, na rzecz którego wystawiamy fakturę jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT?

KSeF nie weryfikuje, czy nabywca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

 

132. Czy KSeF będzie sprawdzał faktury pod kątem rachunkowym? Czy faktura zawierająca błędy rachunkowe zostanie odrzucona przez KSEF?

KSeF nie dokonuje walidacji danych liczbowych. Oznacza to, że błędy rachunkowe nie są wykrywane przez system i nie blokują nadania numeru KSeF fakturze. To zadanie pozostaje więc po stronie wystawców i odbiorców faktur.

 

133. Czy KSeF będzie sprawdzał prawidłowość zastosowanej stawki VAT?

KSeF nie weryfikuje, czy zastosowano prawidłową stawkę VAT.

 

134. Co w sytuacji, jeżeli KSeF odrzuci fakturę? Czy taką fakturę należy wystawić ponownie? Czy taką fakturę należy skorygować / anulować?

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system podatnik będzie musiał taką fakturę poprawić i wysłać do KSeF ponownie.

 

135. Czy KSeF przyjmie fakturę, w której nie wypełniliśmy wszystkich pól obligatoryjnych?

W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona.

Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

 

136. Jaki komunikat otrzymamy w przypadku odrzucenia faktury przez KSeF?

W zależności od rodzaju błędu, w KSeF pojawi się odpowiedni komunikat. Przykładowo:

• 410 Nieprawidłowy zakres uprawnień
• 415 Brak możliwości wysyłania faktury z załącznikiem
• 430 Błąd weryfikacji pliku faktury
• 435 Błąd odszyfrowania pliku
• 440 Duplikat faktury
• 450 Błąd weryfikacji semantyki dokumentu faktury
• 500 Nieznany błąd

 

137. Czy w przypadku wysyłki paczki faktur, odrzucenie jednej faktury spowoduje odrzucenie całej paczki? Czy w takiej sytuacji będziemy wiedzieć, która faktura jest błędna?

Aktualnie, w wersji KSeF API 1.0, błędna faktura przy wysyłce wsadowej paczki faktur powoduje odrzucenie całej paczki, natomiast przy wysyłce interaktywnej odrzucana jest wyłącznie faktura obarczona błędem.

W wersji KSeF API 2.0 wprowadzono istotne udoskonalenie w zakresie przetwarzania sesji wsadowych.

W nowym rozwiązaniu, przy przesyłaniu paczki dokumentów:

• każda faktura przetwarzana jest niezależnie,
• ewentualne błędy wpływają wyłącznie na konkretne faktury, a nie na całość przesyłki,
• liczba błędnych faktur jest zwracana dla statusu sesji,
• dostępny jest dedykowany endpoint umożliwiający pobranie szczegółowego statusu błędnie przetworzonych faktur wraz z informacją o ewentualnym błędzie.

Zmiana ta znacząco podnosi niezawodność i efektywność trybu wsadowego i opiera się na tym samym modelu przesyłania paczek bez ryzyka utraty całej paczki z powodu pojedynczych błędów.

Ponadto, w UPO widoczne będą faktury, które zostały skutecznie przesłane przez KSeF.

 

X. Rozliczenia pracownicze

 

138. Jakie są główne problemy z rozliczaniem faktur pracowniczych w kontekście KSeF?

Główną kwestią problematyczną jest to, że wszystkie faktury zakupowe, w tym te wystawione na pracowników (np. za delegacje, zakup paliwa, czy inne wydatki pracownicze), trafiają do systemu KSeF jako jeden, ustrukturyzowany zbiór dokumentów. W związku z tym:

• faktury pracownicze mogą „zagubić” się wśród wielu innych faktur, ponieważ w KSeF nie ma mechanizmu filtrowania czy segregacji dokumentów według np. pracownika lub rodzaju wydatku;
• pracownik nie otrzyma już faktury bezpośrednio „do ręki” ani na e-mail, a sprzedający nie ma obowiązku wydawać wizualizacji faktury pracownikowi;
• aby faktury pracownicze mogły zostać prawidłowo rozliczone, firmy muszą wprowadzić dodatkowe procedury, np. podawanie danych pracownika lub wewnętrznych znaczników przy zakupie;
• dostęp do faktur w KSeF mają tylko wybrane osoby (np. pracownicy księgowości), co oznacza, że pracownik dokonujący wydatku nie ma bezpośredniego dostępu do swoich faktur w KSeF.

 

139. Czy poniesione przez pracowników wydatki na bilety lotnicze, bilety kolejowe, bramki za autostrady będą trafiały do KSeF?

Nie, dowody zapłaty za bramki na autostradzie, bilety kolejowe czy też bilety lotnicze nie będą trafiały do KSeF.

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów z 20 maja 2025 r. wymienia przypadki, w których nie wystawia się faktur w KSeF. W projekcie wymieniono m.in.:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
• świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie.

 

140. Jak identyfikować, która faktura zakupowa otrzymana w KSeF dotyczy danego pracownika?

Możliwe jest zastosowanie kilku rozwiązań.

Struktura logiczna FA(3) przewiduje możliwość wypełnienia pola „Rola” poprzez wybranie pozycji  11 – „Pracownik” dla Podmiotu3 (w Podmiot3 można wpisać dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż sprzedawca i nabywca). Rozwiązanie to ma na celu usprawnienie rozliczania wydatków pracowniczych (gdy np. pracownik firmy dokonuje zakupu towaru lub usługi w imieniu swojego pracodawcy).

Poza wskazaniem wartości „11” w polu Rola:

• w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu „BrakID” należy wskazać „1”, a w polu „Nazwa” imię i nazwisko pracownika,
• fakultatywnie można wskazać dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp) i jego dane kontaktowe (element DaneKontaktowe, zawierający pola Email i Telefon).

Możliwe jest również poproszenie o dodanie danych identyfikujących pracownika (np. identyfikatora pracownika nadanego mu przez pracodawcę) w polu DodatkowyOpis, stopce lub w danych kontaktowych nabywcy (np. adres e-mail).

Jeżeli sprzedawca nie byłby skłonny na dodanie danych pracownika na fakturze, to możliwe jest poproszenie o wydanie pracownikowi wizualizacji faktury wystawionej w KSeF. Wizualizacja może zostać wydana zarówno w formie fizycznej (forma papierowa) jak i w formie elektronicznej (np. przesłanie PDF z wizualizacją na adres mailowy pracownika).

W ostateczności możliwe jest zgłoszenie prośby przez pracownika o podanie mu numeru KSeF wystawionej faktury.

Jeżeli przedsiębiorca często korzysta z usług konkretnych kontrahentów (prowadzących hotele, restauracje itd.) to warto, aby ustalił z tymi kontrahentami sposób wystawiania faktur za wydatki pracownicze.

Warto również stworzyć lub zaktualizować procedurę dla pracowników w zakresie dokumentowania wydatków pracowniczych w związku z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF.

 

141. Czy sprzedawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nabywcy wizualizację faktury wystawionej w KSeF dokumentującej wydatki służbowe?

Sprzedawca nie jest zobligowany do wydania wizualizacji faktury wystawionej w ramach KSeF. Będzie mógł uczynić to dobrowolnie.

 

142. Co zrobić w sytuacji, gdy sprzedawca nie chce wprowadzać danych pracownika dla Podmiotu3 (nie chce wypełnić pola Rola dla pracownika)?

W takim przypadku można poprosić sprzedawcę o dodanie danych identyfikujących pracownika, np. identyfikatora pracowniczego, adresu e-mail – w polu DodatkowyOpis, stopce lub danych kontaktowych nabywcy. Można również poprosić sprzedawcę o wydanie wizualizacji faktury lub wskazanie jej numeru KSeF.

 

143. Co zrobić, jeżeli na fakturze nie można wskazać danych pracownika nabywcy, a sprzedawca nie może wydać temu pracownikowi wizualizacji faktury?

W takiej sytuacji pracownik powinien zgłosić prośbę o podanie numeru KSeF wystawionej faktury. Dzięki temu będzie możliwe zidentyfikowanie dotyczącej go faktury, mimo braku możliwości przekazania jej wizualizacji, czy też wskazania dodatkowych danych na dokumencie.

 

144. Jaką rolę pełni numer KSeF faktury w rozliczaniu wydatków pracowniczych?

Numer KSeF faktury unikalnym identyfikatorem faktury w systemie i może pozwolić pracodawcy na szybkie wyszukanie dokumentu bez konieczności posiadania jego wizualizacji.

 

145. Czy pracownik może samodzielnie pobrać fakturę z KSeF?

Jeżeli przedsiębiorca nie nadał pracownikowi uprawnień do dostępu do faktur w KSeF to pracownik nie będzie mógł samodzielnie pobrać faktury z KSeF – faktura ta trafi do przedsiębiorcy (pracodawcy).

 

146. Jakie elementy powinna zawierać procedura rozliczania wydatków pracowniczych?

Procedura powinna zawierać m.in.:

• informację jakie wydatki nie muszą być dokumentowane fakturą KSeF;
• wskazanie rekomendowanych rozwiązań powiązania faktury z pracownikiem;
• przykłady poprawnego dokumentowania wydatku pracowniczego (pod kątem powiązania pracownika z danym wydatkiem);
• opis postępowania w przypadku braku danych pracownika na fakturze;
• zasady oraz terminy przekazywania otrzymywanych wizualizacji / numerów KSeF do działu księgowości, w przypadku nie zawarcia na fakturze danych identyfikujących pracownika.

 

XI. Skutki wystawienia faktury poza KSeF dla nabywcy

 

147. Czy istnieją narzędzia do weryfikacji, od kiedy dany podmiot jest objęty obligatoryjnym KSeF (a zatem od kiedy powinien nas fakturować w KSeF)?

Na chwilę obecną nie ma bezpośredniego, specjalnego narzędzia do weryfikacji, od kiedy konkretny podmiot jest objęty obligatoryjnym KSeF i od kiedy powinien fakturować w KSeF.

 

148. Kiedy nabywca może otrzymać fakturę wystawioną poza KSeF?

Co do zasady, po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF, wszystkie faktury powinny być wystawiane za pośrednictwem KSeF. Jest jednak kilka wyjątków od tej zasady. Przykładowo, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, mogą być wystawiane poza KSeF (w sposób dotychczasowy).

Poza KSeF będą wystawiane również faktury w trybach offline, z tym, że faktury te muszą zostać wprowadzone do systemu w terminach określonych w ustawie.

Faktury uproszczone oraz paragony fiskalne z NIP pozostaną w obrocie do końca 2026 r.

Jest jeszcze kilka przypadków, w których faktura może być wystawiona poza systemem, sytuacje przedstawione powyżej będą jednak występować najczęściej.

 

149. Czy mogę odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF?

Faktura wystawiona poza KSeF może stanowić podstawę do odliczenia VAT, nawet jeśli wystawca faktury miał ustawowy obowiązek korzystania z KSeF. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2025 r. potwierdził, że prawo do odliczenia VAT jest uzależnione od spełnienia ogólnych warunków przewidzianych w ustawie o VAT (m.in. fakt, że zakup jest związany z działalnością opodatkowaną oraz dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze), a nie od samego sposobu wystawienia faktury. Wystawienie faktury poza KSeF nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, choć organy podatkowe mogą w takich sytuacjach bardziej szczegółowo weryfikować poprawność dokumentacji.

 

150. Czy w związku z odliczeniem VAT z faktury wystawionej poza KSeF może spotkać mnie jakaś sankcja?

Jeżeli dany podatnik ma prawo do odliczenia VAT naliczonego, tj. zakup jest związany z działalnością opodatkowaną, a faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, po stronie nabywcy nie powinna zostać zastosowana żadna sankcja związana z odliczeniem VAT.

W przypadku faktur wystawianych poza KSeF zalecana jest natomiast szczególna staranność – przy weryfikacji transakcji oraz kontrahenta w celu wyeliminowania ryzyka uczestnictwa w oszustwie podatkowym.

 

 

Pobierz wersję PDF