Okres świąteczny to czas, w którym wielu pracodawców decyduje się na przekazanie swoim pracownikom prezentów. Może to być wyraz wdzięczności za ich całoroczny wysiłek, sposób na budowanie pozytywnej atmosfery w zespole czy element strategii motywacyjnej. Wśród popularnych form prezentów znajdują się paczki świąteczne, bony zakupowe, karty podarunkowe przedpłacone czy drobne upominki. Obdarowywanie pracowników prezentami jest miłym gestem, jednakże nie można zapominać, że niesie za sobą również istotne skutki podatkowe.
W przypadku podatków dochodowych istotne jest to, czy prezent został sfinansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS) czy też ze środków obrotowych.
Prezenty finansowane z ZFŚS
PIT
Otrzymane przez pracownika świadczenia rzeczowe finansowane z ZFŚS nieprzekraczające w ciągu roku podatkowego 1000 zł są zwolnione z PIT (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Należy jednak wskazać, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Nadwyżka ponad kwotę 1000 zł powinna zostać opodatkowana.
Może powstać wątpliwość, czy przekazanie popularnej karty podarunkowej, która jest zasilana środkami pieniężnymi i która umożliwia dokonywanie płatności w sklepach posiadających terminale płatnicze stanowi świadczenie rzeczowe. Zdaniem organów podatkowych taka karta powinna być jednak traktowana jak świadczenie pieniężne, a zatem może korzystać z ww. zwolnienia. Takie stanowisko zostało wyrażone przykładowo w interpretacji indywidualnej z 19 maja 2023 r., nr 0115-KDIT1.4011.241.2023.1.MST.
CIT
Zakup prezentów finansowych z ZFŚS nie stanowi KUP. Związane jest to z tym, że pracodawca może zaliczyć do KUP odpisy na ZFŚS (art. 16 ust.1 pkt 9 ustawy o CIT).
VAT
W przypadku zakupu prezentów sfinansowanych z ZFŚS pracodawca nie będzie uprawniony do odliczenia podatku VAT. W tej sytuacji nie działa bowiem jak podatnik VAT.
Z kolei przekazanie prezentu pracownikowi nie powoduje obowiązku naliczenia VAT.
Prezenty finansowane ze środków obrotowych
PIT
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się również nieodpłatne świadczenia. Nie każde jednak nieodpłatne świadczenie generuje przychód.
W takiej sytuacji należałoby przeanalizować, w ślad za wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego (sygn. K 7.13), czy zostały spełnione łącznie poniższe warunki:
- świadczenia zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- świadczenia zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
W interpretacji indywidualnej z 4 sierpnia 2021 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.407.2021.2.MG organ podatkowy uznał, iż w związku z przekazaniem przez Spółkę paczek świątecznych o określonej wartości, finansowanych ze środków obrotowych spółki, dochodzi do powstania przychodu ze stosunku pracy. Interpretacja ta wprawdzie została uchylona przez WSA we Wrocławiu (orzeczenie nieprawomocne z 12 maja 2021 r., sygn. I Sa/Wr 1025/21), jednakże uchylenie wynikało z przyczyn proceduralnych.
Należy zwrócić uwagę, iż w ostatnio wydawanych interpretacjach indywidualnych organ podatkowy stał jednak na stanowisku, iż przekazanie prezentów / upominków (w tym również świątecznych) stanowi dla pracownika darowiznę opodatkowaną zgodnie z ustawą o podatku od spadków i darowizn. Jest tak m.in. w przypadku, gdy pracodawca nie jest zobowiązany na podstawie zapisów umownych ani innych porozumień do ponoszenia wydatku. Takie stanowisko zostało wyrażone przykładowo w interpretacji indywidualnej:
- z 4 września 2024 r., nr 0111-KDIB2-3.4015.161.2024.2.JKU
- z 4 września 2024 r., nr 0115-KDIT2.4011.346.2024.3.KC
- z 14 lutego 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.39.2024.2.DJ.
Oznacza to, że pracownik nie będzie zobowiązany do zapłaty podatku, jeżeli łączna wartość darowizn od pracodawcy nie przekroczy kwoty 5733 zł w ciągu 5 lat.
W stanach faktycznych interpretacji wnioskodawcy sami jednak wskazują, iż prezenty nie są elementem wynagrodzenia (pracodawcy nie są zobowiązani do przekazania prezentów na podstawie umowy, regulaminu czy uchwał), a stanowią formę docenienia i uhonorowania danej osoby z okazji istotnego dnia. Z kolei samo przekazanie prezentu nie ma związku z wykonywaną przez pracowników pracą, czy jej rezultatami.
Być może inne rozstrzygnięcie zapadłoby gdyby wnioskodawcy wskazali, że przekazanie prezentów ma na celu przykładowo zwiększenie motywacji, efektywności oraz zaangażowania w pracę.
CIT
Drobne prezenty przekazywane pracownikom (poza alkoholem) zasadniczo mogą stanowić KUP. Potwierdza to przykładowo interpretacja indywidualna:
- 18 kwietnia 2024 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK
- 22 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS.
Niemniej jednak, gdyby prezent został potraktowany jako darowizna to wówczas pracodawca nie miałby możliwości zakwalifikowania wydatku jako KUP (art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT).
VAT
Nabycie prezentów w celu ich przekazania pracownikom jest zasadniczo uznawane przez organy podatkowe jako czynność niemającą związku z czynnościami opodatkowanymi. Wobec tego pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT należnego. Z drugiej jednak strony na pracodawcy nie ciąży obowiązek naliczenia VAT przy przekazaniu.
Potwierdzają to interpretacje indywidualne, np. interpretacji indywidualnej z 31 marca 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB.
Podsumowując, decyzja o zakupie prezentów dla pracowników wymaga nie tylko uwzględnienia aspektów organizacyjnych, ale także dokładnej analizy konsekwencji podatkowych. Pracodawca powinien szczegółowo przeanalizować formę, wartość oraz źródło finansowania świadczeń, aby uniknąć nieprzewidzianych obciążeń podatkowych i prawidłowo wywiązać się z obowiązków wobec urzędów skarbowych.