Kiedy Master File jest wymagany?
Grupowa dokumentacja cen transferowych (Master File) jest jednym z elementów dokumentacji cen transferowych. W praktyce jest to najczęściej osobny dokument, często dość obszerny, przygotowany przez centralę grupy kapitałowej. Master File zawiera kluczowe informacje o całej grupie podmiotów powiązanych, w tym m.in. o jej profilu działalności, posiadanych wartościach niematerialnych, sposobie finansowania oraz stosowanej polityce cen transferowych.
Polski podatnik jest zobowiązany posiadać Master File, gdy spełnia łącznie warunki:
- należy do grupy podmiotów powiązanych, dla której sporządzane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe oraz
- sprawozdanie finansowe podmiotu jest konsolidowane metodą pełną lub proporcjonalną oraz
- skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku obrotowym kwotę 200 mln PLN lub jej równowartość.
Do kiedy należy posiadać Master File?
Dokumentacja grupowa powinna zostać dołączona do lokalnej dokumentacji cen transferowych najpóźniej do końca 12. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin sporządzenia Master File za 2025 r. upływa 31 grudnia 2026 r.
Kto może przygotować Master File?
W praktyce dokument ten najczęściej przygotowywany jest przez centralę grupy kapitałowej i udostępniany spółkom należącym do grupy. Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność za posiadanie kompletnej dokumentacji zgodnej z polskimi przepisami spoczywa na polskim podatniku.
Oznacza to, że jeżeli grupa nie dostarczy Master File lub przekazany dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów wymaganych przez polskie regulacje, obowiązek jego uzupełnienia lub sporządzenia pozostaje po stronie polskiej spółki. Argument, że dokument nie został przekazany przez centralę, nie zwalnia podatnika z realizacji obowiązków dokumentacyjnych.
Czy Master File może być w języku obcym?
Polskie przepisy dopuszczają posiadanie Master File w języku angielskim. Organ podatkowy może jednak zażądać przedstawienia tłumaczenia na język polski. Z naszego doświadczenia wynika, że każda kontrola, w której weryfikowano dokumentację grupową, wiązała się z prośbą o dostarczenie polskiej wersji dokumentu.
Dlaczego warto zweryfikować Master File wcześniej?
Master File nie jest wyłącznie formalnym załącznikiem do dokumentacji lokalnej. Jest to dokument zawierający szczegółowe informacje o modelu biznesowym grupy, profilu funkcjonalnym podmiotów oraz zasadach ustalania cen transferowych. Z tego względu rekomendujemy, aby dokument został udostępniony polskiej spółce z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby zapewnić spójność lokalnej dokumentacji z dokumentacją grupową.
Przekazanie go z wyprzedzeniem (a nie w toku kontroli) pozwala także na zweryfikowanie jego kompletności pod kątem polskich wymogów. Wczesna analiza dokumentu daje możliwość identyfikacji ewentualnych braków i uzupełnienia ich.
Zachęcamy do przeprowadzenia weryfikacji posiadanego Master File już na etapie jego otrzymania od grupy. W przypadku pytań lub potrzeby wsparcia w ocenie zgodności dokumentacji z polskimi przepisami pozostajemy do Państwa dyspozycji.