W ostatnich tygodniach organy podatkowe wydały kilka istotnych interpretacji dotyczących możliwości zaliczania kar umownych do kosztów uzyskania przychodów. Sprawy dotyczyły różnych branż i odmiennych stanów faktycznych, ale prowadzą do wspólnego wniosku – podejście fiskusa do kar umownych za opóźnienie wyraźnie się liberalizuje.
Co mówią przepisy – punkt wyjścia
W kontekście kar umownych kluczowy jest art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, który wyłącza z kosztów kary i odszkodowania z tytułu:
- wad dostarczonych towarów,
- wad wykonanych robót lub usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad.
Ustawodawca nie wyłączył wprost kar za samo opóźnienie w wykonaniu usługi. Powstaje wątpliwość, czy usługę wykonaną z opóźnieniem należy uznać za wadliwą. To od lat było przedmiotem sporów z fiskusem.
W czterech opisanych poniżej sprawach organy podatkowe:
- najpierw prezentowały stanowisko niekorzystne dla podatników,
- następnie – po złożeniu skargi do sądu albo po wyroku sądów administracyjnych – zmieniły interpretacje na pozytywne.
Kara za opóźnienie w realizacji kontraktu – przyczyny niezależne od wykonawcy
(interpretacja z 27 lutego 2026 r., sygn. 0114‑KDIP2‑2.4010.531.2025.3.AS)
Sprawa dotyczyła spółki realizującej kontrakt produkcyjno‑usługowy, z udziałem podwykonawcy. Początkowo realizacja przebiegała zgodnie z harmonogramem. Potem pojawiły się problemy u podwykonawcy – doszło do awarii maszyn, których usunięcie wymagało długotrwałego serwisu.
Wnioskodawca:
- na bieżąco informował zamawiającego o przyczynach opóźnień,
- podejmował działania ograniczające ich skalę (zmiana organizacji produkcji, praca w systemie dwuzmianowym i weekendowym),
- wielokrotnie wnioskował o wydłużenie terminu realizacji,
- przedłużył gwarancje bankowe na własny koszt,
- zrezygnował z części zaliczki, ograniczając zaangażowanie finansowe zamawiającego.
Ostatecznie dostawa nastąpiła kilka dni po terminie. Zamawiający naliczył karę umowną wyłącznie z tytułu opóźnienia, bez jakichkolwiek zarzutów co do jakości towarów lub usług, i potrącił ją z wynagrodzenia.
Dyrektor KIS początkowo uznał, że kara nie może być kosztem podatkowym. Spółka zaskarżyła interpretację do sądu. Po wniesieniu skargi – jeszcze przed rozstrzygnięciem sprawy przez WSA – organ zmienił interpretację w ramach autokontroli, potwierdzając, że kara umowna za opóźnienie, wynikające z przyczyn niezależnych od wykonawcy, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych – zmiana stanowiska fiskusa
(interpretacja z 13 marca 2026 r., sygn. 0114‑KDIP2‑2.4010.599.2025.3.RK)
Kolejna sprawa dotyczyła spółki z branży energetycznej realizującej specjalistyczne kontrakty infrastrukturalne. Przedmiot umowy został wykonany prawidłowo i odebrany bez zastrzeżeń. Spór z zamawiającym dotyczył wyłącznie tego, czy okresowe przeglądy systemu powinny być wykonywane nieodpłatnie w ramach gwarancji, czy jako odrębne usługi serwisowe.
Zamawiający uznał brak przeglądów za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych i naliczył kary umowne. Sprawa trafiła do sądu, który przyznał rację zamawiającemu.
Na gruncie podatkowym fiskus najpierw uznał, że:
- opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych należy traktować jak wadę usługi,
- a to wyklucza możliwość rozliczenia kary w kosztach.
Spółka wniosła skargę do WSA. Zaledwie kilka dni po jej złożeniu Szef KAS zmienił interpretację, uznając stanowisko podatnika za prawidłowe. Zmiana nastąpiła bez oczekiwania na wyrok sądu, w ramach autokontroli.
Organ potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów:
- kary umownej,
- odsetek od tej kary,
- kosztów procesu sądowego.
Kary i odszkodowania w branży transportowej
(interpretacja z 13 marca 2026 r., sygn. 0111‑KDIB2‑1.4010.534.2021.10.DKG)
Trzecia sprawa dotyczyła spółki transportowej, która wypłacała klientom odszkodowania i kary m.in. za:
- uszkodzenie przesyłek,
- utratę towarów (w tym kradzieże),
- opóźnienia w dostawach.
Spółka działała z wykorzystaniem podwykonawców, posiadała ubezpieczenie OC przewoźnika i rozpoznawała wypłaty z polis jako przychód podatkowy. Fiskus początkowo prezentował restrykcyjne stanowisko i kwestionował możliwość zaliczenia wypłaconych kwot do kosztów.
Sprawa trafiła do sądu i zakończyła się prawomocnym wyrokiem NSA. Dopiero po tym wyroku Dyrektor KIS zmienił interpretację, potwierdzając, że:
- kary i odszkodowania niezwiązane z wadą usługi,
- ponoszone w ramach normalnego ryzyka działalności transportowej,
- służące utrzymaniu relacji z klientami,
mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Kary w działalności deweloperskiej
(interpretacja z 16 marca 2026 r., sygn. 0111‑KDIB1‑1.4010.737.2023.11.AND)
Ostatnia z analizowanych interpretacji dotyczyła spółki deweloperskiej, która ponosiła kary umowne wobec nabywców lokali za opóźnienia w ich przekazaniu oraz przeniesieniu własności. Opóźnienia były konsekwencją problemów po stronie generalnego wykonawcy.
Fiskus początkowo odmówił prawa do rozliczenia kar w kosztach. Sprawa trafiła do sądu. Po prawomocnych wyrokach WSA i NSA Dyrektor KIS – związany oceną sądów – zmienił interpretację, potwierdzając, że kary za opóźnienie (a nie za wady robót) mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jako koszty pośrednie.
Co wynika z tych rozstrzygnięć?
Choć sprawy dotyczyły różnych branż, łączy je kilka kluczowych elementów:
- kary były naliczane za opóźnienie, a nie za wadliwość świadczenia,
- podatnicy dochowali należytej staranności i podejmowali działania ograniczające skutki opóźnień,
- fiskus najpierw prezentował stanowisko negatywne, a następnie:
- po skardze do sądu (autokontrola),
- albo po wyroku sądów administracyjnych, zmieniał interpretacje na korzyść podatników.
To wyraźny sygnał, że w sporach dotyczących kar umownych za opóźnienie coraz większe znaczenie ma rzetelnie opisany stan faktyczny i gotowość do obrony swojego stanowiska.