Kiedy KSeF odrzuci fakturę?
Odrzucenie e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur może wystąpić wyłącznie w przypadku niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym lub w sytuacji wprowadzenia jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. KSeF nie bada prawidłowości merytorycznej wystawianej faktury (przykładowo, system nie zbada czy zgadzają się sumy kwot na wystawianej fakturze lub czy NIP nabywcy jest zgodny z jego nazwą), system KSeF nie bada również automatycznie czy nabywca jest zarejestrowany dla celów VAT.
KSeF będzie weryfikował wystawiane faktury jedynie pod kątem ich zgodności semantycznej, tj. zgodności z wzorem logicznym. Przykładowo, jeżeli na fakturze zabraknie danych w polach obligatoryjnych, nie zostanie ona przyjęta przez system. Podobnie, faktura nie zostanie przyjęta w przypadku jej wprowadzenia do systemu przez osobę nieposiadającą stosownych uprawnień.
Warto mieć świadomość, że faktura odrzucona przez KSeF nie jest uznawana za wystawioną zgodnie z art. 106na ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, e-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej wysyłki do KSeF. Jeżeli faktura nie zostanie skutecznie wysłana do KSeF, nie zostanie jej również nadany numer identyfikujący.
Wobec tego, w celu poprawy odrzuconej e-faktury, nie będziemy wystawiać do niej korekty (taka faktura w ogóle nie została poprawnie wystawiona). W celu uznania dokumentu za fakturę ustrukturyzowaną, podatnik powinien dokonać odpowiednich poprawek oraz zainicjować ponowną wysyłkę faktury do systemu. Po skutecznym przesłaniu poprawionej e-faktury do KSeF, będzie ona uznana za wystawioną w dniu jej ponownego wysłania oraz zostanie jej nadany właściwy numer identyfikujący e-fakturę w tym systemie.
Faktura może zostać odrzucona także w przypadku ewentualnej awarii KSeF, z przyczyn niezależnych od podatnika. Podatnik korzystający z KSeF ma prawo w tym czasie wstrzymać się z przesłaniem e-faktury do momentu ponownego działania systemu. Powinien on jednak w okresie braku dostępności KSeF wystawić tzw. fakturę offline. Faktura ta powinna mieć zachowany wzór logiczny, aby po okresie awarii KSeF można było ją przesłać do systemu. Brak zachowania wzoru skutkować będzie odrzuceniem e-faktury. W takiej sytuacji na podatnika mogą zostać również nałożone sankcje.